20-21 ноября 2013 г. в Москве в помещении Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ) на Большой Дмитровке 15 проходила ХХ Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами», организаторами которой являлись Евроазиатское региональное отделение Международного совета архивов (Евразика), Феделальное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Российское общество историков-архивистов (РОИА)
Конференция была посвящена обширному кругу актуальных задач эффективного управления электронным документооборотом от момента возникновения документа до сдачи его в архив на постоянное хранение. Пленарное заседание включало в себя ряд теоретических докладов об электронной составляющей архивов будущего и достижениях сегодняшнего дня в этой области.
Дальнейшая работа конференции продолжалась в трех секциях:
- Электронные документы, электронный документооборот
- Методология и методика хранения электронных документов
- Проблемы подготовки кадров для электронного государства.
На трибуне выступает с докладом Е.В. Злобин
Группа информационных архивных технологий Архива РАН представила доклад на тему «Информационная система «Архивы Российской академии наук»: итоги, задачи, интеграционные возможности». Доклад будет опубликован в Трудах конференции.
Докладчику – Е.В. Злобину, руководителю Группы информационных архивных технологий Архива РАН, к.и.н., доценту РГГУ – был задан вопрос ведущей заседанием секции Ю.Ю. Юмашевой, заведующей лабораторией ААТ ВНИИДАД, к.и.н., который касался порядка и сроков представления данных системы архивных учреждений РАН в Центральный Фондовый Каталог (ЦФК) Архивного фонда Российской Федерации.
ЦФК РФ представляет собой федеральную государственную информационную систему, в которую входят сведения о составе Архивного фонда Российской Федерации; она предназначена для информационного обеспечения пользователей архивными документами. На сегодняшний день в ЦФК аккумулированы сведения о составе 346865 фондов федеральных, региональных и муниципальных архивов РФ.
Правовой основой мер по реализации государственного учета архивных документов является ст. 19 Федерального закона Российской Федерации № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которой документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации входит в число полномочий Федерального архивного агентства (Росархива).
Реализация названных полномочий осуществляется в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В основе этой работы – сосредоточение в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела статистических паспортных и пофондовых сведений об архивных фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, других организациях, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Сведения об архивных фондах должны представляться в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива, который в настоящий момент ведется в автоматизированной форме. Качественно новый этап развития системы автоматизированного государственного учета связан с разработкой и началом реализации комплексной «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.», одобренной коллегией Росархива в феврале 2011 г., а также Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и утвержденной приказом Росархива от 02.12.2011 № 104.
В числе проблем, требующих решения в масштабах архивной отрасли – совершенствование нормативной базы организации работы по централизованному государственному учету, поскольку действующие в настоящее время Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и «Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) морально устарели. В настоящее время подготовлена новая редакция Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, предусматривающая проведение этой работы с использованием информационных технологий. После регистрации нового Регламента в Минюсте России его исполнение будет обязательным для всех архивных учреждений страны.
Архив РАН изначально не использовал трехступенчатый программный комплекс «Архивный фонд» - «Фондовый каталог» - «Центральный Фондовый Каталог», который является официальным программным обеспечением, рекомендованным Росархивам всем архивным организациям страны. Это, однако, не освобождает архивы РАН от обязанности поставлять свои данные по всей системе академических архивов в общий ЦФК Российской Федерации. Прецедент продуктивного решения данной проблемы продемонстрировала компания АльтСофт – поставщик программно-информационный комплекс КАИСА-Архив, успешно реализованного в 28 архивах страны, в том числе ряда федеральных. Учетные сведения данных архивов конвертируются в программный модуль Росархива «Центральный Фондовый Каталог».
Подобный путь предстоит проделать и Архиву Российской академии наук, который на настоящий момент еще не решил проблему конвертации своих данных во всероссийский ЦФК. Это связано не с повышенной категорией трудности данной задачи, а с тем, что ЦФК РАН только предстоит создать в ближайшие годы. Не имея целевого финансирования на информатизацию архивной отрасли Российской академии наук, Архив РАН смог приступить к создание электронного ЦФК Архивного фонда РАН при финансовой поддержке Российского гуманитарного научного фонда (РГНФ) в рамках проекта «Создание единого справочно-информационного банка данных системы архивов РАН (Центральный фондовый каталог)» – № 13-03-12010в, рассчитанного на три года (2013-2015), выиграв конкурс проектов 2013 г.
В рамках предстоящих задач на одном из ближайших заседаний Методической комиссии будет рассмотрен проект Положения об электронном ЦФК, который в течение полугода был представлен на сайте «Архивы России» для обсуждения. В Положение предполагается внести пункт обязательного утверждения учетных баз данных академических архивов на заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии РАН и/или Архивного совета при Президиуме РАН, что должно стимулировать интенсивность процесса создания учетных баз данных научно-отраслевыми и региональными архивами Российской академии наук.
Таким образом, ХХ Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами» оказалась весьма полезной Архиву РАН при планировании расстановки сил и выделении приоритетов в области информатизации основных направлений его деятельности.
