5 декабря 2006 г. в Архиве РАН было проведено совещание с заведующими архивами учреждений и организаций Российской академии наук. Совещание открыл директор Архива РАН, к.и.н. В.Ю. Афиани. Ознакомив присутствующих с новой структурой Архива РАН, развитием программы информатизации Архива на перспективу и стоящими перед академическими архивистами задачами по созданию корпоративного информационного ресурса, В.Ю. Афиани В.Ю. отметил положительный опыт проводившихся в 1980-1990-ые годы школ архивистов Академии наук, традиции которых полезно было бы возобновить.
Старший научный сотрудник Центра истории Академии наук, документной информации и музейно-выставочной деятельности Г.А. Савина, руководитель проекта РГНФ (№ 04-03-12004в) по созданию в Архиве многофункциональной базы данных «Архив РАН», рассказала собравшимся о возможностях программного модуля «Typer», который позволяет использовать набранные в нем архивные описи двояко: 1) традиционно и 2) с целью подключения их электронных версий к Информационной системе (ИС) АРАН в автоматическом режиме. Это дает дополнительную возможность использовать электронные файлы описей в каталоге ИС АРАН с поиском информации на уровне заголовков дел. Сама же ИС АРАН представлена на сайте «Архивы Российской Академии наук» в глобальной сети Internet, что создает дополнительные аспекты использования пополняемого информационного ресурса. Приемы работы с программой «Typer» были показаны на демонстрационном экране и подробно прокомментированы. Заведующим архивами академических учреждений были предложены компакт-диски с программой и краткие инструкции по ее применению, что позволит им использовать эту программу на рабочих местах в учреждениях и организациях РАН.
Сотрудники Центра создания ретроспективной базы информации АРАН напомнили заведующим архивами о необходимости представления на согласование планов работы архивов и номенклатур дел учреждений на 2007 год, проведения своевременного научно-технического описания документов и составления паспортов архивов.
Заведующие архивами заполнили анкеты, из которых стала очевидной картина общего уровня оснащенности архивов учреждений РАН компьютерным оборудованием, а также степень необходимости повышения квалификации заведующих архивами, обучения работе с информационными технологиями и др.
Совещание позволило выявить ряд первостепенных проблем, которые надлежит решать Архиву РАН как головной организации ведомственного Архивного фонда Российской академии наук.
