к постановлению Президиума РАН
от 21 июня 1994 г. № 125
ПОЛОЖЕНИЕ
об Архивном фонде Российской академии наук*
Настоящее Положение в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской академии наук.
1. Общие положения
1.1. Архивный фонд Российской академии наук представляет совокупность документов, образующихся в результате деятельности Российской академии наук, ее учреждений, организаций и предприятий, имеющих научное, социально-культурное и историческое значение.
Документы Архивного фонда Российской академии наук составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации и являются собственностью Российской академии наук.
Дела и документы, составляющие Архивный фонд Российской академии наук, в государственные архивы не передаются.
1.2. Документы Архивного фонда Российской академии наук - подлинники или заменяющие их копии, независимо от времени их происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации, подлежат постоянному хранению в Архиве РАН, научных архивах региональных отделений РАН и их научных центров, региональных научных центров РАН (архивы с постоянным составом документов) и научно-отраслевых архивах учреждений, организаций Российской академии наук (архивы с постоянно-переменным составом документов) и временному хранению в научных архивах учреждений (архивы с переменным составом документов).
1.3. Вопросы определения состава Архивного фонда Российской академии наук и отбора для хранения в архивах с постоянным составом документов решает Российская академия наук.
Российская академия наук несет ответственность за комплектование, учет, хранение и использование Архивного фонда Российской академии наук.
Порядок отнесения документов к составу Архивного фонда Российской академии наук, организация использования документов устанавливаются Президиумом РАН.
1.4. Документы Архивного фонда Российской академии наук не могут быть объектом сделок, нарушающих право собственности РАН. Лица, виновные в совершении сделок, хищений, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении или незаконном уничтожении документов Архивного фонда Российской академии наук, привлекаются к ответственности.
2. Состав Архивного фонда РАН
2.1. Архивный фонд Российской академии наук составляют:
архивные фонды и архивные документы органов управления учреждений, организаций и предприятий Российской академии наук, существующих и существовавших в ее системе;
архивные фонды и архивные документы учреждений и организаций - предшественников Российской академии наук;
архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля собственности Российской академии наук;
архивные фонды и архивные документы членов Российской академии наук - действительных членов и членов-корреспондентов Российской академии наук и других выдающихся ученых, поступивших и поступающих на хранение в архивы Российской академии наук и ее учреждений;
архивные фонды и архивные документы общественных организаций учреждений Российской академии наук;
архивные фонды и архивные документы юридических лиц, приобретенные, полученные в дар или на другом законном основании поступившие и поступающие на хранение в архивы Российской академии наук, в том числе из-за рубежа.
2.2. Учреждения, организации и предприятия Российской академии наук, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской академии наук и виды таких документов определяются Российской академией наук. При этом Российская академия наук утверждает Перечень документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, в том числе с указанием сроков хранения.
3. Организация Архивного фонда РАН
3.1. Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляют:
Архив Российской академии наук;
научные архивы:
региональных отделений РАН - Дальневосточного, Сибирского, Уральского;
научных центров Сибирского отделения РАН - Бурятского, Иркутского, Красноярского, Томского, Якутского;
Коми научного центра Уральского отделения РАН;
региональных научных центров РАН - Дагестанского, Казанского, Карельского, Кольского, Уфимского;
Архив А. М. Горького;
научно-отраслевые архивы - Русского географического общества, Института археологии с Санкт-Петербургским филиалом, Института мировой литературы им. А. М. Горького, Института русской литературы (Пушкинский дом), Бурятского института общественных наук Бурятского научного центра СО РАН, Санкт-Петербургского филиала Института востоковедения, Санкт-Петербургского филиала Института российской истории.
Примечание: Научно-отраслевые архивы хранят постоянно исторически сложившиеся комплекс документов, собранные учреждением для проведения научных исследований в соответствии с Положением о них, утвержденным Президиумом РАН.
3.2. Право постоянного хранения Архивного фонда Российской академии наук в учреждениях предоставляется Президиумом РАН.
3.3. Архивы Российской академии наук с постоянным и постоянно-переменным составом документов действуют на основании положений о них.
Положение об Архиве РАН (Устав Архива РАН) утверждается президентом Российской академии наук, положение о научном архиве регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН утверждается президиумом соответствующего регионального отделения РАН или регионального научного центра РАН; положение о научно-отраслевом архиве утверждается Президиумом РАН.
3.4. Временное хранение документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляют научные архивы учреждений, действующие на основании Типового положения, утверждаемого Президиумом РАН.
Предельные сроки хранения в учреждениях, организациях, предприятиях Российской академии наук до передачи на постоянное хранение устанавливаются:
для документов Президиума РАН, региональных отделений РАН и их научных центров, региональных научных центров РАН - 3 года;
для управленческой документации в учреждениях и организациях РАН - 10 лет;
для документов по личному составу - 75 лет;
для научной и патентной документации - 10 лет;
для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм - 3 года;
для фотодокументов - 3 года;
для документов на машинных носителях - 5 лет.
3.5. По истечении предельных сроков временного хранения документов в президиумах Российской академии наук, региональных отделений РАН, региональных научных центров РАН, учреждениях, организациях и предприятиях РАН документы в полном комплексе с научно-справочным аппаратом передаются в соответствующие архивы Российской академии наук с постоянным составом документов.
3.6. До передачи документов на постоянное хранение ответственность за отбор, хранение, использование документов, а теме обработку и своевременную передачу их на постоянное хранение возлагается на руководителей учреждений, предприятий, организаций Российской академии наук.
3.7. Рассмотрение вопросов, связанных с определением состава Архивного фонда Российской академии наук, экспертизой ценности документов и отбором их на постоянное хранение осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук, действующей в соответствии с Положением о ней, утверждаемым Президиумом РАН.
Отбор документов на постоянное хранение, а также определение документов, подлежащих уничтожению, осуществляется экспертными комиссиями учреждений и организаций. Экспертные комиссии действуют в соответствии с типовым положением о них, утверждаемым Президиумом РАН. Решения экспертных комиссий утверждаются Центральной экспертно-проверочной комиссией по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук.
3.8. При ликвидации или реорганизации учреждений, организаций, предприятий Российской академии наук, образовавшиеся при осуществлении их деятельности документы, передаются в соответствующие архивы Российской академии наук с постоянным составом документов. В целях сохранности документов в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включается представитель соответствующего архива Российской академии наук с постоянным составом документов.
3.9. Документы Архивного фонда Российской академии наук не подлежат приватизации.
3.10. Документы Архивного фонда Российской академии наук независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат учету. Учреждения, организации, предприятия РАН несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов.
Архивы Российской академии наук с постоянным и постоянно-переменным составом документов ведут учет документов Архивного фонда Российской академии наук, поступающих в эти архивы, в фондовых каталогах или иных формах и представляют сведения о них в Архив РАН по формам централизованного учета и статистической отчетности.
Научные архивы учреждений Российской академии наук представляют сведения для централизованного учета и статистической отчетности в соответствующие архивы Российской академии наук с постоянным составом документов.
Архив РАН представляет в Росархив сведения по учету документов Архивного фонда Российской академии наук по установленным формам.
3.11. Документы Архивного фонда Российской академии наук хранятся и учитываются по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
3.12. Документы Архивного фонда Российской академии наук предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.
Архивы Российской академии наук обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем информирования о хранящихся архивных фондах и документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера, предоставления документов или их копий для изучения, организации выставок.
Архивы Российской академии наук осуществляют в установленном порядке публикацию документов, а также подготовку и издание различных справочников о составе и содержании Архивного фонда Российской академии наук.
3.13. Ограничения на доступ к документам Архивного фонда Российской академии наук, связанные с сохранением государственной и иной охраняемой законом тайны, а также защитой прав и законных интересов граждан устанавливаются в соответствии с действующим законодательством.
3.14. Рассекречивание документов Архивного фонда Российской академии наук, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится в соответствии с действующим законодательством в установленном порядке.
Главный ученый секретарь
Российской академии наук
академик И.М. Макаров
*В дальнейшем именуется - Положение
