Июнь – сентябрь 2010 г.
После рабочей встречи 25 мая 2010 г. в Архиве РАН с представителями архивной системы Российской академии наук было принято решение о проведении мониторинга всех архивов РАН с постоянным составом документов с целью выявления их моральной и материально-технической готовности участвовать в совместном проекте по информатизации. Было разослано информационное письмо и анкета следующего содержания:
Информационное письмо:
Научным архивам с постоянным составом документов
Российской академии наук
Достижение главной стратегической цели государственной информационной политики - «переход к информационному обществу и вхождение страны в мировое информационное сообщество» - требует согласованного регулирующего воздействия на главные составляющие информационной политики, обеспечивающие этот переход: нормативную правовую и технологическую.
Основной целью информатизации архивных учреждений Российской академии наук является создание принципиально новой системы организации работ, направленных на повышение эффективности всех видов деятельности архивов на основе информационно-телекоммуникационных технологий.
Опыт знакомства с проблемой внедрения информационных технологий в деятельность ряда архивов Российской академии наук, позволяет сделать вывод о стихийном (неконтролируемом) развитии этого процесса в работе академических архивов. Это формирует негативный фон, препятствующий устойчивому развитию информатизации в архивной отрасли РАН. Стихийная информатизация чревата негативными последствиями (например, цифровым неравенством архивов, невозможностью строительства общих информационных ресурсов на совместимых платформах и т.п.), которые легче предупредить, чем впоследствии преодолевать.
В целях организации работы в области информатизации архивных учреждений РАН и интенсификации внедрения прогрессивных информационных технологий в деятельность академических архивов, необходимо разработать общеакадемическую Концепцию информатизации архивных учреждений РАН и долговременную Программу внедрения информационных технологий в деятельность архивов РАН.
Архив РАН, являясь головным учреждением в архивной системе Российской академии наук, выступает с инициативой создания совместного корпоративного информационного ресурса – «Информационная система – Архивы РАН». В связи с решением такой перспективной задачи Архивом РАН была проделана большая подготовительная работа, которая завершилась в 2009 г. государственной регистрацией созданного программного обеспечения "Учет и каталог" и базы данных "Архив РАН". Данное программное обеспечение разрабатывалось с перспективой внедрения его в деятельность архивных учреждений РАН для строительства общего информационного ресурса и ведения электронного Центрального фондового каталога архивов РАН.
Для оценки готовности архивных учреждений РАН к совместной работе и выработки общей для всех концепции внедрения информационных технологий в деятельность академических архивов, необходимо провести мониторинг, который позволит выявить уровень применяемых в настоящее время информационных технологий в различных архивах системы.
С этой целью просим заполнить прилагаемую анкету и выслать ее в адрес АРАН в течение месяца.
АНКЕТА
1. Количество сотрудников, работающих в Архиве
2. Количество сотрудников, владеющих компьютером
3. Есть ли в Архиве специалисты (на постоянной или договорной основе), которые консультируют сотрудников в работе на компьютерной технике
4. Имеется ли потребность в повышении квалификации в области знаний, связанной с компьютеризацией и применением информационных технологий
5. Количество компьютеров в Архиве
6. Виды компьютеров (тип процессора, вид операционной системы)
7. Имеется ли подключение к Интернету, если имеется, то какая скорость подключения (в Мбит); есть ли ограничение на объём трафика
8. Наличие локальной сети
9. Наличие электронных баз данных (перечислить тематику или названия)
10. Кто создавал программное обеспечение для баз данных (есть ли опыт сотрудничества с профессиональными программистами)
11. Участие в проектах, с применением информационных технологий
12. Помогла ли компьютеризация в Вашей деятельности, если да, то в каких направлениях
13. Есть ли желание и объективная необходимость в создании общей для архивных учреждений Российской академии наук Информационной системы
14. Есть ли опубликованные обзоры по фондам или путеводители, отражающие состав и содержание фондов Архива
15. Представлена ли информация об архиве на официальном сайте вышестоящей организации или учреждения (Отделения; Научного Центра; Института); имеется ли самостоятельный сайт Архива
16. Укажите электронные контактные адреса Архива или ответственных сотрудников Архива
В настоящее время получены ответы от большинства опрошенных, которые предстоит проанализировать и дать общую оценку готовности академических архивов с постоянным составом документов к совместной работе в области информатизации.
