Архив Российской академии наук (АРАН) предлагает интернет-пользователям электронный Путеводитель по фондам учреждений, хранящимся в московском документальном собрании Архива. Московская часть фондов АРАН стала интенсивно формироваться с 1934 г., когда Академия наук СССР распоряжением Правительства была переведена из Ленинграда в Москву. В Москве сначала появилось отделение (1935-1963), а потом и центральное учреждение академического архива с отделением в Ленинграде, которое с 1991 г. называется Санкт-Петербургский филиал АРАН.

На сегодняшний день в Архиве хранится 430 фондов учреждений и 7 разрядов (коллекций), описания которых включены в электронный Путеводитель по фондам учреждений Архива РАН (Москва).

К настоящему времени Архив РАН издал первую часть Путеводителя по фондам (Москва) – «Фонды личного происхождения», которая была опубликована в серии «Труды Архива Российской академии наук». Т. 1 (30). М.: Наука, 2008. 631 с. Сравнительно небольшой тираж первого тома Путеводителя и высокая себестоимость этой книги заставили задуматься над «более демократической» формой издания – над электронной публикацией второй части этого справочника - «Фонды учреждений», которая до настоящего времени не вышла в свет в традиционном виде. Электронная форма публикации Путеводителя имеет важное преимущество над справочником традиционным – построенная на возможностях Информационной системы «Архивы РАН» (ИСАРАН), она позволяет поддерживать Путеводитель в актуальном состоянии в системе, и с установленной периодичностью (раз в год) обновлять его на сайте, приводя в соответствие с учетными данными и новым наполнением контента баз данных.

Архивная академическая традиция, сложившаяся в советское время, заключалась в периодической подготовке «Обозрений архивных материалов», издаваемых в сборниках «Трудов Архива» (все они в оцифрованном виде представлены на сайте – Обозрения архивных материалов. Тома I-VIII и доступны для использования исследователями). Восемь выпусков «Обозрений», изданных в 1933-1986 гг., выполняли функцию, аналогичную Путеводителю, - они информировали заинтересованных лиц, учреждения и организации о составе и содержании описанных в Архиве фондов за определенные периоды времени, имея статус продолжающегося издания. К сожалению, в 1986 г. был осуществлен последний выпуск этого полезного справочника, и почти за четверть века последующих лет образовалась обширная информационная лакуна, устранить которую Архив РАН стремится новым электронным изданием.

Вторая часть Путеводителя представляет собой полный систематизированный перечень характеристик архивных фондов учреждений, состоящих из их названий, номеров, объема в единицах хранения (делах), крайних хронологических дат документов каждого фонда, перечня названий описей, сведений о переименовании учреждений, кратких сведений об учреждениях-фондообразователях и обзоров состава и содержания (аннотаций).

Построенный на возможностях ИСАРАН, Путеводитель имеет благоприятные перспективы развития в будущем - включение развернутых исторических справок (по мере наполнения ими баз данных), иллюстраций (в неограниченном объеме), удобный поиск любой дополнительной информации и др.  Не ограниченное количеством учетно-печатных листов электронное издание Путеводителя расширит удобства, которые можно предоставить пользователям информационных ресурсов Архива РАН – официального сайта «Архивы РАН» – www.arran.ru и сайта, на котором расположена Информационная система «Архивы РАН» (ИСАРАН) - www.isaran.ru

Описательные статьи фондов второй части Путеводителя базируются на содержании описей к фондам учреждений – главных архивных справочников, которые, как правило, составляются в учреждениях РАН, и вместе с документальными материалами передаются в Архив РАН в том виде, в котором их подготовили работники этих учреждений – управлений Академии, институтов, комиссий, научных советов и т.д. Составителям электронного Путеводителя не потребовалось значительно унифицировать порядок размещения информации об архивном фонде в описательной статье справки по той причине, что ведомственный перечнь отбора документов на государственное хранение, принятый в системе учреждений Академии наук, обеспечивает жесткую структуру описей и преемственность организации документооборота в делопроизводстве учреждений и дальнейшем государственном хранении документации в архивах РАН. Для учреждений – это управленческая (научно-организационная), научная документация и материалы по личному составу, которые сгруппированы в отдельные описи по перечисленным категориям документов или выделены в самостоятельные разделы одной описи, что встречается в фондах за ранние годы.

Крайние даты документов, приводимые в описательной статье Путеводителя, могут выходить за хронологические рамки существования учреждений, так как эти материалы иногда включают в себя документы, предшествовавшие созданию учреждения или документы, касающиеся ликвидации или реорганизации учреждения, что может быть растянуто во времени на несколько лет. В Путеводитель не включены полные описательные статьи для фондов учреждений, материалы которых подлежат специальному хранению, и использование которых ограничено существующим законодательством об охране государственной тайны.

Электронный Путеводитель представляет собой полный перечень фондов учреждений, хранящихся в Архиве РАН по состоянию на 1 января текущего года. Для удобства пользователей этот список систематизирован в оглавление, из которого возможен переход в описательную статью по активной гиперссылке. Электронный Путеводитель не имеет привычного научно-справочного аппарата в виде указателей (имен, учреждений, географических названий и др.), списков сокращений и приложений. Поиск по ключевым словам осуществляет Информационная система ИСАРАН в гораздо большем объеме информации, чем это позволяют делать традиционные указатели. Для того, чтобы осуществлять полноценный поиск, нужно перейти по ссылке www.isaran.ru в Информационную систему ИСАРАН и воспользоваться одной из двух возможностей:

1) сформировать запрос привычным для пользователя Интернет способом в строке поиска на главной странице ИСАРАН или

2) войти в систему по ссылке «вход без авторизации» и сформировать запрос в строке поиска одного из трех разделов: «список фондов», «реестр описей», «каталог».

В первом случае система будет использовать широкие поисковые возможности поисковой системы «Яндекс» и выдаст список ссылок, упорядоченный по релевантности. Поиск будет осуществлен не только по содержимому электронного каталога ИСАРАН, но и по всем упоминаниям искомых ключевых слов (включая списки наших фондов, переименования, краткие справки, развернутые исторические справки, обозрения фондов и другие возможности, которые доступны Информационной системе в рамках ее настоящего контента).

Во втором случае пользователь попадет в блок данных по своему усмотрению и тем самым отсечет лишнюю информацию, если она ему не кажется полезной. Работа по такому сценарию потребует от пользователя учета падежных окончаний слов, формирования запроса по условиям выбранных параметров настройки, владения сортировкой данных при помощи фильтров.

Некоторое время электронная версия второй части Путеводителя – фонды учреждений – будет работать на нашем сайте в тестовом режиме. Мы будем рады ознакомиться с вашими впечатлениями от работы с Путеводителем, а также с замечаниями и предложениями, которыми вы сочтете нужным с нами поделиться.

Электронный адрес обратной связи: support@arran.ru

Электронную версию Путеводителя подготовили сотрудники Группы информационных архивных технологий АРАН Загребаева В.Н., Савина Г.А. и инженер-программист Драчков А.В.