Содержание проекта: Проект РГНФ «Применение информационных технологий в освоении источниковой базы истории науки. (Разработка БД «Архив РАН» на платформе клиент-сервер)» был рассчитан на три года и осуществлялся коллективом исполнителей Архива Российской академии наук и приглашенным программистом А.В. Драчковым в 2004-2006 гг.
За три года было создано ядро многофункциональной базы данных, положенной в основу Информационной системы (ИС) АРАН, обслуживающей служебные потребности сотрудников Архива и историко-научные интересы исследователей и иных потребителей информационного ресурса через Интернет. Работа, начатая в 2004 г. с нуля, сегодня является перспективным направлением деятельности Архива, нацеленным на пропаганду отечественной истории науки и техники, истории Академии наук и ее роли в мировой культуре.
База данных «Архив РАН» состоит из трех основных разделов, которые соответствуют направлениям деятельности Архива: 1) учет и обеспечение сохранности документальных материалов (раздел «Учет»), 2) комплектование новыми документальными массивами академических учреждений и материалами личного происхождения (раздел «Комплектование»), 3) использование ведомственного архивного фонда в различных целях (раздел «Каталог»). В основу структуры базы данных и интерфейса ее разделов положен Международный стандарт архивного описания документов (ISAD), который кроме принципа многоуровневой структуры данных, принятого во всем мире, закрепил органическую связь между архивной деятельностью и основами теории информатики на всех этапах: от создания информации до ее потребления.
Главной «несущей конструкцией» базы данных, к которой привязаны остальные ее функции, является раздел «Учет», который можно считать на сегодняшний день наиболее завершенным. Он сосредоточивает в себе статистическую информацию обо всех московских фондах Архива РАН в полном объеме данных для служебного пользования и в объеме краткого путеводителя по Архиву для сторонних пользователей, что крайне важно в условиях отсутствия изданного путеводителя по Архиву РАН. К разделу также подключен список фондов Санкт-Петербургского филиала Архива с количественными характеристиками и указанием хронологических рамок петербургских фондов. Раздел «Комплектование» не рассчитан на неслужебное использование, поэтому он ведется специалистами, персонально отвечающими за его наполнение, и используется в качестве удобного инструмента в работе сотрудниками АРАН. Раздел «Каталог» рассчитан на широкий спектр использования, поэтому он представляет интерес, как для сотрудников Архива, так и для потребителей общедоступного информационного ресурса через ИС АРАН в глобальной сети Интернет. Контент раздела на сегодняшний день составляет около 24000 записей и является только началом планируемой в Архиве работы по каталогизации архивных фондов ученых и научных учреждений и организаций на длительную перспективу. В «Каталоге» БД «Архив РАН» предусмотрена, во-первых, возможность поиска по заголовкам дел из архивных описей (на уровне дела) и, во-вторых, по всему массиву каталога, куда попадают отдельные записи целевой или попутной каталогизации (на уровне документ). То есть, можно последовательно опуститься по вертикали «Фонды»-«Описи»-«Дела»-«Документы» до уровня документ и заниматься привычной для архивистов каталогизацией (и тогда архивный шифр автоматически генерируется). А можно вводить информацию в форму «каталожной карточки», которая никак не привязана к упомянутой вертикали и вручную заполнять поле «архивный шифр», и такие данные тоже будут участвовать в поиске по запросу. Второй путь наполнения каталога актуален для попутной каталогизации и для конвертации данных из локальных тематических баз данных, которые могут создаваться для других задач.
В результате осуществления проекта по гранту РГНФ были заложены программные основы для работы с контентом раздела «Каталог» как силами сотрудников АРАН, так и архивистами тех учреждений Российской академии наук, которые являются источниками комплектования ведомственного Архивного фонда РАН. С этой целью был разработан и распространен среди заведующих архивами московских институтов РАН (в качестве пилотного проекта) программный модуль “Typer”, совместимый с программным обеспечением базы данных «Архив РАН». Файлы, выполненные на этом программный модуле, позволяют экспортировать в БД «Архив РАН» электронные версии описей, сдаваемых учреждениями РАН на государственное хранение в АРАН документальных материалов, с автоматической возможностью попадания таких электронных массивов в базу данных «Архив РАН» и поиска необходимой информации на уровне заголовков дел.
Пополнение электронного каталога не требует специального администрирования; поисковые образы (ключевые слова) не привязаны к громоздким классификаторам, словарям или рубрикаторам; запрос осуществляется по ключевым словам в ограничиваемом только здравым смыслом количестве. Интерфейс «Запроса» не требует специального обучения пользователей, он привычен и удобен любому человеку, знакомому с поиском в Интернет.
В результате осуществления проекта по гранту РГНФ были заложены основы ИС Архива РАН, которая будет развиваться за счет постановки и решения очередных локальных задач в области информатизации архивной деятельности. В настоящее же время уже созданы необходимые условия для дальнейшего успешного строительства общедоступного информационного ресурса по истории науки на длительную перспективу.
