Создание единого справочно-информационного банка данных системы архивов Российской академии наук (Центральный фондовый каталог)

Все большее число людей с уверенностью заявляют, что XXI век – век информационных технологий. Глобальная паутина стала всеобъемлющим пространством, которое объединило все и вся. Сегодня информационные технологии задействованы везде: в промышленности, науке, образовании, социальных сферах, государственном управлении, экономике и культуре. Институты памяти – библиотеки, архивы и музеи, не стали исключением…

Еще совсем недавно изучение архивных документов происходило только в читальном зале архива, а к услугам исследователей были лабиринты традиционных каталогов и многотомники путеводителей, обозрений и указателей. Современный архив может предложить ученым-исследователям и всем пользователям ретроспективной информации нечто более совершенное – информационную систему с возможностью автоматизированного поиска информации и работу с электронным  научно-справочным аппаратом к своим документальным собраниям в режиме удаленного доступа на специализированных интернет-сайтах и порталах. Использование в научных исследованиях электронных информационных ресурсов, созданных посредством информационно-коммуникационных (ИКТ) и сетевых технологий, становится все более актуальным методом сбора необходимой исследователю информации.

В 2013 г. Архив РАН приступил к реализации долговременного и масштабного проекта по созданию Информационной системы «Архивы Российской академии наук». Первый этап (2013-2015 гг.) предполагает разработку темы, поддержанной РГНФ: «Создание единого справочно-информационного банка данных системы архивов Российской академии наук (Центральный фондовый каталог)». Решение, научно-практических проблем темы, направлено на подготовку и начало модернизации архивной системы РАН на базе внедрения ИКТ в деятельность академических архивистов, что неизбежно приведет к повышению открытости и эффективности работы академических институтов памяти.

Автоматизация архивной деятельности, как и любого предприятия,  осуществляется на основе средств вычислительной техники и информационных технологий. Участники настоящего проекта за предшествующие десять лет, в течение которых они в той или иной степени разрабатывают методологию информатизации архивной деятельности, получили определенный опыт стратегического характера в области компьютеризации прикладных разделов архивоведения.   

Сегодня мы можем констатировать, что в своей работе в области информатизации Архив РАН завершил подготовительный этап, направленный на распространение позитивного опыта в систему академических архивов.

Большинство архивных учреждений РАН (согласно анализу результатов мониторинга, проведенного Архивом РАН в 2010 г.), выразили желание включиться в совместную работу по строительству корпоративной информационной системы.

Участниками проекта (ст. научными сотрудниками Архива РАН) в первом квартале 2013 г. была разработана методология организации, ведения и использования электронного ЦФК РАН, которая была зафиксирована в специальном «Положении», проект которого представлен в сети – на сайте «Архивы РАН» в разделе «Информатизация» (http://arran.ru/node/362) для обсуждения академическими архивистами. До конца 2013 г. «Положение об электронном ЦФК» будет утверждено на Методической комиссии Архива РАН.  

Прежде всего, необходимо определить само понятие –  что такое ЦФК РАН? Традиционный ЦФК РАН на бумажном носителе, созданный в Архиве РАН в 1985 г., продолжает оставаться главным элементом системы централизованного государственного учета и научно-справочного аппарата архивного фонда (АФ) РАН, универсальным справочником о составе, содержании и месте хранения документальных фондов. В условиях современного информационного общества и высокого уровня развития и применения компьютерных технологий, ЦФК РАН переводится на автоматизированную форму представления данных о состоянии АФ РАН. Электронный ЦФК РАН является централизованным хранилищем интегрированных метаданных корпоративных информационных ресурсов архивов РАН с возможностью общего и раздельного поиска, фильтрации данных, составления общей для всего АФ РАН учетно-отчетной документации (научно-справочного аппарата, статистики, паспорта, путеводителей) и общего электронного каталога по широкому спектру тематики документальных собраний информационных хранилищ архивов – участников интегрированного ресурса. Содержательной частью контента электронного ЦФК РАН является информация о составе и содержании собраний документов (на бумажном носителе и электронной документации) архивов РАН с дальнейшей перспективой присоединения сведений о составе и содержании рукописных отделов библиотек и документальных фондов музеев РАН. Объектами электронного ЦФК РАН являются хранилища ретроспективной информации РАН: научные и научно-отраслевые архивы; рукописные отделы научно-исследовательских институтов (НИИ), музеев и библиотек; базы (банки) данных НИИ РАН  о научных исследованиях и проектах. Списочный состав объектов электронного ЦФК РАН определяется «Положением об Архивном фонде РАН» и регулируется  (по мере изменений де факто) решениями Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) РАН и/или Архивного Совета при Президиуме  РАН.

Организация работы по формированию электронного ЦФК РАН предполагает владение основными понятиями и принципами архивоведения, базовыми представлениями об информационно-коммуникационных технологиях, практическими навыками работы с компьютерной техникой. Электронный ЦФК РАН является инструментом модернизации традиционных прикладных разделов архивоведения – описания, учета, хранения и использования архивной документации.

Электронный ЦФК РАН формируется на базе созданного в Архиве РАН программного комплекса «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы Российской академии наук»), представляющего собой программно-информационную среду, состоящую из 12 (двенадцати) приложений –  взаимосвязанных баз данных и функциональных программных блоков. (http://arran.ru/bookreader/publication.php?guid=9EC41B19-B32B-D70E-D914-EF06ED45B1D6&ida=1&kod=9#page/1/mode/1up)

Инструментом в решении задач интеграции ресурсов и формирования электронного ЦФК РАН является ядро «ИСАРАН» – специализированное программное обеспечение (ПО) «Учет и каталог», которое прошло в 2009 г. государственную регистрацию в Роспатенте (номер свидетельства  в государственном реестре – № 2009617035) и предлагается для распространения и внедрения (на безвозмездной основе) в архивах РАН в качестве типовой (унифицированной) структуры представления и использования информации.

ПО объединенной базы данных (ОБД) «Учет и каталог» построено на принципах Общего международного стандарта описания архивных документов – ISAD(G) и национальных «Основных правил работы архивов организаций», которые поддерживают многоуровневую структуру описательных данных (Фонд – Опись – Дело – Документ);  идентифицируют  содержание архивных материалов, облегчают поиск и обмен информацией и создают возможность распространения данных для пользователей.

Записи двух верхних уровней архивного описания (Фонды – Описи) БД «Учет и каталог» формируют базу данных к раздельным фондовым каталогам архивов (списки фондов и реестры описей) и в автоматическом режиме интегрируются в общую базу данных (ОБД) единой архивной информационной сети – Центральный фондовый каталог АФ РАН.

Методика работы с БД «Учет и каталог» (инструмента формирования электронного ЦФК РАН) и процесса заполнения информационных полей (ввода метаданных) зафиксирована в специальной Инструкции по формированию и ведению БД «Учет и каталог», которая представлена на сайте «Архивы РАН» (http://www.arran.ru/files_/uchet_instruction.pdf ).

ПО ИСАРАН автоматически генерирует метаданные баз данных (в формате веб-версии) на специально созданный сайт: «Информационная система “Архивы РАН”»  (www.isaran.ru), который заключает в себе потенциал портала, и призван, в едином интерфейсе представлять электронные ресурсы всей системы архивов РАН.

В течение четвертого квартала 2012 г. – первого квартала 2013 г. участниками проекта уже была проведена определенная работа, которая была нацелена на апробацию и тестирование ПО «Учет и каталог» в нескольких академических архивах системы Российской академии наук, которые изъявили желание присоединиться к проекту по строительству электронного ЦФК в первых рядах.

На этом этапе Архив РАН предложил следующий порядок работы с научными архивами – участниками общего электронного ресурса. Научным архивам был направлен «пакет» с программно-информационным обеспечением по подключению архива-клиента к работе по созданию контента клиентской базы данных в ПО ИСАРАН в удаленном доступе. В него было включено:

• Terminal Services RemoteApp (TS RemoteApp) – приложение, которое обеспечит работу по вводу данных в ПО ИСАРАН, размещенного на сервере Архива РАН с локального компьютера конечного пользователя в режиме удаленного доступа;
• Инструкция по установке TS RemoteApp и пароль для администрирования ввода данных;
• Инструкция по вводу данных и работе с БД «Учет и каталог» (основное информационное ядро ИСАРАН, которое формирует контент клиентской БД);
• ПО модуля ИСАРАН - «Тайпер» (входит в состав ПО ИСАРАН, но может работать автономно, имея в своем арсенале сервис «Импорт», который отвечает за конвертирование данных из «Тайпера» в БД «Учет и каталог»);
• Инструкция по работе в «Тайпере»;
• Баннер ИСАРАН-web – для размещения на сайте Архива или на web-странице Архива на сайте соответствующего Научного центра.

Технологии работы в удаленном доступе с ПО ИСАРАН позволяют всем участникам проекта в режиме он-лайн видеть результаты сотрудничества по строительству общего ресурса, а Архиву РАН, как головной организации, более оперативно реагировать на правильность ввода данных на клиентских станциях.

Неоспоримыми достоинствами предложенных технологий являются:

• общие обновления ПО для всех участников проекта;
• автоматическое резервирование данных;
• автоматическое генерирование данных (по специально прописанному протоколу) на сайт ИСАРАН (в режиме он-лайн);
• возможность работы в системе из любого места (вне рабочего).

Исполнителями проекта были подготовлены специальные методические письма, в которых объяснялся порядок работы с ПО «Учет и каталог» по заполнению полей базы данных конкретного архива с учетом их специфики.

Апробация ПО в формате примененной технологии принесла свои результаты. Удачный опыт проявился в работе научных архивов: Дагестанского, Карельского и Кольского научных центров; базы данных этих архивов были интегрированы в ИСАРАН и размещены на специализированном сайте в сети Интернет. 

Началу активной работы в рамках заявленной темы, предшествовало организованное участниками проекта и состоявшееся 18 апреля 2013 г. в Архиве РАН, рабочее совещание с заведующими  московских научно-отраслевых и Пущинского регионального научных архивов РАН, а также представителями администрации институтов, имеющих право постоянного хранения архивных документов, по вопросу создания электронного ЦФК АФ РАН (http://arran.ru/node/365). На совещании присутствовал Председатель Архивного совета при Президиуме РАН, д.и.н., член-корреспондент РАН, член Бюро Отделения историко-филологических наук РАН – Козлов Владимир Петрович, который в своем выступлении сказал, что Архивный совет РАН будет осуществлять системный подход в решении всего комплекса проблем архивных учреждений РАН, что нужна скоординированная, централизованная политика для модернизации и поднятия статуса архивной отрасли РАН в целом. Одним из первых совместных действий академических архивистов, предпринимаемых комплексно с другими мероприятиями, должна стать работа по созданию электронного ЦФК к Архивному фонду РАН.

После совещания участники проекта приступили к активной фазе выполнения заявленных по теме на 2013 г. видов работ. Программистом проекта были созданы программные приложения (вкладки) в информационной системе «Архивы РАН». Научные сотрудники Архива РАН (АРАН) провели сверку и выверку информации первого уровня архивного описания – «Фонд», имеющихся в распоряжении АРАН в традиционной (бумажной) форме фондовых каталогов каждого академического архива. При этом проводились следующие научно-информационные виды деятельности:

• уточнение фондирования документальных комплексов архивов;
• выверка названий фондов (наименования и переименования в различные исторические отрезки времени организаций - фондообразователей; фамилии имена и отчества лиц - фондообразователей, их специальности и ученые звания и др.);
• подготовка кратких сведений о фондообразователях (историко-биографические данные);
• сверка и выявление состава и содержания документов фондов (подготовка архивных обозрений фондов);

Подготовка  метаданных (в архивоведческой теории и практике – вторичной информации) путем аналитико-синтетической переработки имеющейся архивной информации, и извлечения необходимых сведений из других историко-научных источников, завершилась созданием электронных записей и автоматизированного научно-справочного аппарата на описательный уровень «Фонд».  Подготовленные БД сейчас доступны в сети Интернет на сайте ИСАРАН-web в разделе «Архивы» (страница сайта с электронным ЦФК) –  http://isaran.ru/?q=ru/archives. 

Одновременно программистом проекта в первой половине 2013 г. была разработана web-версия ПО «Учет и Каталог» ИСАРАН с функцией ведения БД в удаленном доступе посредством сетевых технологий (http://db.isaran.ru/). Эта версия ПО дает возможность вновь вносить и редактировать метаданные на первых двух уровнях архивного описания (Фонд – Опись). Коллектив исполнителей проекта провел тестирование и апробацию ПО. С 3-го квартала 2013 г. эта версия ПО стала распространяться в системе академических архивов. Участниками проекта к каждому архиву был применен индивидуальный подход в использовании ПО: для одних архивов (в техническом плане более оснащенных и перспективных с точки зрения контента) – предлагалась полная версия ПО ИСАРАН (на сегодняшний день – это 12 баз данных и программных модулей); для других – web-версия ПО «Учет и Каталог» с функцией редактирования в удаленном доступе только для ведения государственного учета и электронного каталога.

На протяжении всего 2013 г. коллектив исполнителей проекта проводил работу по обучению и консультированию академических архивистов работе с ПО «Учет и Каталог». 6 июня 2013 г. в рамках Международной научной конференции «Фундаментальная наука: проблемы изучения, сохранения и реставрации документального наследия» на площадке Архива РАН прошел мастер-класс «Опыт Архива РАН в применении информационно-коммуникационных технологий в архивной практике» (http://arran.ru/node/373).

Участники проекта в 2013 г. принимали участие в работе двух научных конференций, на которых прочитали лекции и сделали доклады, посвященные актуальным проблемам информатизации деятельности современных архивов, интеграции электронных ресурсов архивов, музеев и библиотек.  Так, в Сыктывкаре 22-24 мая 2013 г. прошла Всероссийская научная конференция «Документальное наследие России: теория и практика сохранения и использования научных фондов», посвященная 60-летию Научного архива Коми научного центра Уральского отделения РАН, на которой старший научный сотрудник Группы информационных архивных технологий Архива РАН Савина Г.А. (участник настоящего проекта) прочитала лекцию на I Всероссийской молодежной архивной школе, которая проходила в рамках конференции. Текст лекции был издан в сборнике конференции: Савина Г.А. Проблемы использования архивных документов через Интернет и интеграция электронных ресурсов институтов памяти // Документальное наследие России: теория и практика сохранения и использования научных фондов.: Сборник научных статей к 60-летию Научного архива Коми НЦ УрО РАН. – Сыктывкар, 2013. – С.319-336 (http://arran.ru/publication&guid=DF1957A2-9268-41C0-8B8C-9459E39A0B62).

4-7 июня 2013 г. в рамках празднования 285-летия Архива Российской академии наук была проведена, уже указанная выше, Международная научная конференция «Фундаментальная наука: проблемы изучения, сохранения и реставрации документального наследия». Доклады, которые сделали, в том числе участники настоящего проекта, войдут в сборник конференции (который должен быть издан в ближайшее время):

Ильина Ирина Николаевна, к.и.н., зам. директора Архива РАН:  «К истории Московского отделения Архива РАН»;  

Загребаева Вера Николаевна, ст. науч. с. Архива РАН: «Центральный фондовый каталог к Архивному фонду РАН: практикум прикладного архивоведения»;

Савина Галина Александровна, ст. науч. с. Архива РАН: «Интеграционные возможности Информационной системы «Архивы РАН» (ИСАРАН) в создании корпоративного электронного ресурса ретроспективной и текущей информации»;

Щепанская Юлия Витальевна, ст. науч. с., рук.  группы  Архива РАН: «Учреждения – источники комплектования Архива РАН: итоги и перспективы».

Резюме: в результате первого года работы по проекту «Создание единого справочно-информационного банка данных системы архивов Российской академии наук (Центральный фондовый каталог)» коллективу исполнителей удалось в полном объеме реализовать поставленные задачи на этот период. В объединенную базу данных (ОБД) информационной системы «Архивы РАН» (ИСАРАН) на 15 октября 2013 г. включено 35 приложений. Из них - заполнены базы данных на 25 академических архивов, которые представлены на сайте ИСАРАН-web. По итогам сводной статистики (которая генерируется автоматически) в ОБД внесено: 4050 фондов; из них – 981 фонд учреждений / 2869 фондов личного происхождения / 200 коллекций (см. Приложение).Экспертная проверка исполнения проекта возможна на сайте Информационной системы «Архивы РАН» (http://www.isaran.ru/?q=ru/archives) и по указанным в тексте отчета ссылкам. Реализация задач первого года проекта дала возможность для начала создания электронного корпоративного ресурса – Центрального фондового каталога Архивного фонда Российской академии наук. Таким образом, можно сказать, что сделан «первый шаг», в осуществлении фундаментальной проблемы – модернизации архивной отрасли Российской академии наук на базе внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность академических архивистов.