18 апреля в Архиве РАН состоялось рабочее совещание с заведующими московских научно-отраслевых и Пущинского регионального научных архивов РАН и представителями администрации институтов, имеющих право постоянного хранения архивных документов, по вопросу создания электронного Центрального фондового каталога (ЦФК) Архивного фонда (АФ) РАН.
На совещании присутствовали:
Председатель Архивного совета при Президиуме РАН, д.и.н., член-корреспондент РАН, член Бюро Отделения историко-филологических наук РАН – Козлов Владимир Петрович;
От Института мировой литературы РАН – зав. Отделом рукописей ИМЛИ РАН, д.ф.н. Московская Дарья Сергеевна и зав. Архивом А.М. Горького ИМЛИ РАН, к.ф.н., Матевосян Елена Рафаэловна (с сотрудниками);
От Института археологии РАН – зам. директора, д.и.н., член-корреспондент РАН Гайдуков Петр Григорьевич и зав. научно-отраслевым архивом Кочкаров Умар Юсуфович (с сотрудниками);
От Института общей генетики им. Н.И. Вавилова РАН – хранитель Мемориального музея-квартиры Н.И. Вавилова, научный сотрудник ИОГЕН РАН Авруцкая Татьяна Борисовна;
От Института российской истории РАН – ученый секретарь ИРИ РАН, д.и.н. Шестаков Владимир Алексеевич и зав. научным архивом, к.и.н., научный сотрудник ИРИ РАН Дроздов Константин Сергеевич;
От Пущинского научного центра РАН – зам. председателя Пущинского НЦ РАН, к.б.н. Назарова Галина Николаевна и зав. объединенного научного архива Пущинского НЦ РАН Романихина Юлия Юрьевна;
От Института социологии РАН – отв. за научный архив Тарцан Наталия Михайловна.
Совещание открыл директор Архива РАН В.Ю. Афиани. Он информировал присутствующих о масштабной задаче, поставленной перед архивами РАН в деле наведения порядка в вопросах учета, обеспечения сохранности и использования документов, а также подчеркнул, что создание электронного ЦФК Архивного фонда РАН является одним из инструментов модернизации работы и рычагом влияния на состояние дел в архивной отрасли РАН в целом. Директор Архива РАН указал на важность недавнего решения Президиума РАН о создании Архивного совета при Президиуме, как органа, способного содействовать совершенствованию нормативной базы архивного дела в Российской академии наук, и предоставил слово председателю Архивного совета – члену-корреспонденту РАН В.П. Козлову.
В.П. Козлов хорошо известен архивной общественности не только как историк, археограф и профессор Историко-архивного института РГГУ, но и как бывший руководитель (1996-2009) Федеральной архивной службы Российской Федерации, знающий специфику архивной отрасли до мельчайших подробностей. Выступая на совещании, он обратил внимание на обязательный характер исполнения норм федерального законодательства об архивном деле для всех архивов РАН. Архивный фонд РАН, - подчеркнул выступавший, - является составной частью Архивного фонда РФ, академическим архивам только предоставлено почетное право депозитарного хранения федеральной собственности, к которой относятся документальные собрания архивов с постоянным составом документов. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и действующие «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19) должны быть положены в основу деятельности всех без исключения академических архивистов, независимо от региона нахождения архива или предметной области документальных собраний научно-отраслевых архивов РАН. Вместе с тем В.П. Козлов заметил, что нормативные документы и сложившаяся практика архивной отрасли РАН могут иметь свою специфику и вековые традиции, что обязательно должно найти отражение в обновленной нормативной базе по совершенствованию архивного дела в Российской академии наук. Перспектива ближайшего будущего – разработать пакет документов, с которым можно обращаться к руководству РАН для того, чтобы в ведомственной архивной отрасли появился управляющий орган, способный регулировать весь комплекс проблем, связанных с архивным делом.
Вопросы, связанные с созданием электронного Центрального фондового каталога РАН, было предложено доложить старшим научным сотрудникам Группы информационных архивных технологий Архива РАН Г.А. Савиной и В.Н. Загребаевой.
В своем информационном сообщении Г.А. Савина оценила состояние архивной отрасли РАН как застойное, назвала объективные и субъективные причины, которые позволяют говорить о том, что работа с научно-отраслевыми и региональными архивами РАН требует срочной модернизации. Она указала на те организационные трудности (отсутствие финансирования на командировки, стажировки, совещания, организацию автоматизированных рабочих мест и др.), которые тормозят продвижение современных подходов в работе, применение новых информационных технологий, плановую консультационную работу с региональными архивами в области фондирования и правильной организации государственного учета. Она информировала, что пока вопрос модернизации архивной отрасли РАН в целом проходит долгую процедуру рассмотрения и согласования в руководстве Российской академии наук, Архив РАН в 2013 г. выиграл грант на финансовую поддержку Российского гуманитарного научного фонда (РГНФ) на реализацию трехлетнего проекта под названием «Создание единого справочно-информационного банка данных системы архивов Российской академии наук (Центральный фондовый каталог)» (руководитель - зам. директора по науке Архива РАН И.Н. Ильина), который позволяет начать работу с системой научно-отраслевых архивов РАН уже сегодня. Для успешных шагов в выбранном направлении имеются хорошие предпосылки – Архив РАН предоставляет участникам проекта на безвозмездной основе, разработанное им и прошедшее государственную регистрацию в Роспатенте, программное обеспечение в различной модификации, зависящей от особенностей каждого архива. Имеется инструктивная и методическая поддержка, возможность консультаций специалистов по заполнению полей метаданных Информационной системы «Архивы РАН», а также кураторское сопровождение работы по сложным вопросам фондирования или государственного учета документальных собраний архивов.
Участие в совместной работе будет проходить в два этапа. Первый этап, необходимый для создания электронного ЦФК РАН и выполнения требований «Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации», обязателен для всех академических архивов. Второй этап – участие в создании корпоративного информационного ресурса архивов РАН на базе электронного каталога Информационной системы «Архивы РАН» - на сегодняшний день факультативен и предлагается в настоящий момент наиболее подготовленным к такой работе архивам. В дальнейшем Архив РАН будет уделять постоянное внимание вовлечению академических архивов в создание открытого некоммерческого и доступного любому пользователю Интернет электронного каталога Информационной системы «Архивы РАН» на партнерской основе.
Работа по созданию электронного ЦФК РАН начнется с московских научно-отраслевых архивов по той причине, что сотрудничество с ними не требует командировок и транспортных расходов, на которые в настоящее время нет бюджета необходимых средств. По мере решения организационных и финансовых проблем работа по созданию ЦФК РАН постепенно будет распространяться на научно-отраслевые архивы Санкт-Петербурга и региональные архивы научных центов РАН по всей стране. В процессе создания ЦФК РАН будут уточняться списки архивов, реально хранящих коллекции и фонды личного происхождения в своих помещениях, которые имеют основание претендовать на статус научно-отраслевых.
Особо была подчеркнута важность корпоративной ответственности академических архивов за создание электронного ЦФК РАН, так как неполный банк данных не может претендовать на решение общей информационной задачи, поставленной перед отраслью.
В.Н. Загребаева дополнила выступление коллеги рассказом об истории создания в Архиве РАН традиционного Центрального фондового каталога (на бумажном носителе), который послужит основой для работы по созданию электронного ЦФК. В ходе ее выступления были даны самые общие рекомендации по организации работы начального этапа сотрудничества академических архивистов по созданию электронного ЦФК, а также определен порядок подключения к совместной работе московских архивов.
Затем состоялся обмен мнениями с представителями администрации московских академических институтов, в структуре которых существуют научно-отраслевые архивы, которые со своей стороны акцентировали внимание на проблемах, существующих в повседневной работе академических архивов Москвы. Принимая участие в работе совещания, представители руководства учреждений, с одной стороны, были информированы об обязательном характере участия в создании ЦФК РАН архивов их институтов, о необходимости поставить исполнение этой работы под свой контроль; с другой стороны, подчеркивалось, что они наделены достаточными административными рычагами, чтобы решить организационные проблемы, препятствующие началу работы (устаревшие компьютеры, отсутствие Интернета, необорудованные рабочие места и т.п.). В процессе разговора было решено объединить усилия архивов и руководства институтов в деле создания общедоступного многофункционального корпоративного информационного ресурса – электронного ЦФК РАН.
Итоги совещания подвел В.П. Козлов, который в своем заключительном слове выразил оптимизм в прогнозах на будущее для системы архивов РАН. Он подчеркнул, что Архивный совет при Президиуме РАН будет осуществлять системный подход в решении целого комплекса проблем архивных учреждений РАН, что нужна скоординированная, централизованная политика для модернизации и поднятия статуса архивной отрасли РАН в целом. Одним из первых совместных действий академических архивистов, предпринимаемых комплексно с другими мероприятиями, должна стать работа по созданию электронного ЦФК к Архивному фонду РАН.
