Во второй половине февраля этого года были обнародованы результаты конкурсов Российского научного гуманитарного фонда (РГНФ), подведенные на заседании Конкурсной комиссии РГНФ 14 февраля 2013 г. Среди победителей основного конкурса по проектам «в» (создания и приобретения программного обеспечения для информационных систем научных исследований в области гуманитарных наук, способствующих распространению гуманитарных научных знаний в обществе) назван проект Архива РАН под названием «Создание единого справочно-информационного банка данных системы архивов Российской академии наук (Центральный фондовый каталог)».
В течение второй половины 2012 г. – первого квартала 2013 г. участниками проекта уже проведена определенная работа, которая была нацелена на апробацию и тестирование ПО «Учет и каталог» в нескольких академических архивах системы Российской академии наук, которые изъявили желание присоединиться к проекту по строительству электронного ЦФК в первых рядах.
На этом этапе Архив РАН предложил следующий порядок работы с научными архивами – участниками общего электронного ресурса. Системным администратором и программистом «ИСАРАН» (А.В. Драчковым) в адрес научных архивов был направлен «пакет» с программно-информационным обеспечением по подключению архива-клиента к работе по созданию контента клиентской базы данных в ПО ИСАРАН в удаленном доступе. В него включено:
- Terminal Services RemoteApp (TS RemoteApp) – приложение, которое обеспечит работу по вводу данных в ПО ИСАРАН, размещенного на сервере Архива РАН с локального компьютера конечного пользователя в режиме удаленного доступа;
- Инструкция по установке TS RemoteApp и пароль для администрирования ввода данных;
- Инструкция по вводу данных и работе с БД «Учет и каталог» (основное информационное ядро ИСАРАН, которое формирует контент клиентской БД);
- ПО модуля ИСАРАН - «Тайпер» (входит в состав ПО ИСАРАН, но может работать автономно, имея в своем арсенале сервис «Импорт», который отвечает за конвертирование данных из «Тайпера» в БД «Учет и каталог»);
- Инструкция по работе в «Тайпере»;
- Баннер ИСАРАН-web – для размещения на сайте Архива или на web-странице Архива на сайте соответствующего Научного центра.
Технологии работы в удаленном доступе с ПО ИСАРАН позволяют всем участникам проекта в режиме он-лайн видеть результаты сотрудничества по строительству общего ресурса, а Архиву РАН, как головной организации, более оперативно реагировать на правильность ввода данных на клиентских станциях.
Неоспоримыми достоинствами предложенных технологий являются:
- общие обновления ПО для всех участников проекта;
- автоматическое резервирование данных;
- автоматическое генерирование данных (по специально прописанному протоколу) на сайт ИСАРАН (в режиме он-лайн);
- возможность работы в системе из любого места (вне рабочего).
Исполнителями проекта были подготовлены специальные рекомендательные письма, в которых объяснялся порядок работы с ПО «Учет и каталог» по заполнению полей базы данных конкретного архива с учетом их специфики, если таковая имеется.
Программистом проекта в течение 2013-2014 гг. будет разработана web-версия ПО «Учет и Каталог» с функцией редактирования в удаленном доступе. К каждому архиву будет применен индивидуальный подход в использовании ПО: для одних архивов (в техническом плане более оснащенных и перспективных с точки зрения контента) – полная версия ПО ИСАРАН (на сегодняшний день – это 11 баз данных и программных модулей); для других – web-версия ПО «Учет и Каталог» с функцией редактирования в удаленном доступе только для ведения государственного учета и электронного каталога. Для тех архивов, где система будет работать автономно, планируется создание специального репликатора (replicator), который позволит связать воедино работу территориально распределенных академических архивов, в оперативном режиме контролировать работу удаленных компьютерных станций (или серверов) и будет выполнять автоматическую репликацию баз данных из других архивов, в режиме, приближенном к реального времени, через Интернет. Также планируется создание специального конвертера (converter), который будет осуществлять перевод информации из одного формата в другой: т.е. при наличии ранее созданных баз данных в академических архивах, информация не будет утеряна, а конвертируется в формат ПО «Учет и Каталог» для дальнейшего использования.
Внедрение ПО в архивную систему РАН позволит в перспективе продолжить работу (уже на местах) по дальнейшему заполнению полей БД с метаданными на уровнях описания: «Опись», «Дело», «Документ» и в результате, приступить к формированию корпоративного информационного ресурса архивов РАН, что является актуальной задачей широкого использования архивного контента в историко-научных и научно-практических целях.
В первой половине 2013 г. в рамках проекта планируется выступление на одном из заседаний Ученого совета Архива РАН с докладом (и электронной презентацией) на тему «Проблемы и перспективы информатизации архивной отрасли Российской академии наук. Создание корпоративной информационно-поисковой системы».
Во II квартале 2013 г. должно быть проведено организационное рабочее совещание с академическими архивистами Москвы (и, возможно, Санкт-Петербурга) и представителями администраций институтов, в которых действуют научные и научно-отраслевые архивы. На совещании предполагается дать анализ существующей ситуации в деле информатизации архивной отрасли РАН, проинформировать заинтересованную академическую общественность о начале работы над проектом и выработать общий подход в рамках создания корпоративного информационного ресурса.
В результате выполнения заявленного в плане объема работ к концу 2013 г. будет положено начало созданию Информационной системы «Архивы РАН» (ИСАРАН) на уровне Центрального фондового каталога (т.е. – БД со списками фондов и реестрами описей). В состав автоматизированной системы будут включены БД от 15 до 20 академических архивов.
Информация о ходе проекта будет представлена в разделе «Информатизация» на сайте Архива РАН - www.arran.ru и на сайте «Информационная система – Архивы РАН (ИСАРАН)» - www.isaran.ru.
Концептуально более глубокий и перспективный проект информатизации всей архивной отрасли РАН не может быть решен без включения архивной системы РАН в Целевую программу РАН «Информатизация научных учреждений и Президиума РАН», потому что потребует организационных усилий и материально-технической базы, которую не могут обеспечить некоммерческие фонды. В настоящее время этот вопрос находится в стадии рассмотрения.
