Типовое положение о научном архиве регионального отделения Российской академии наук, его научного центра, регионального научного центра Российской академии наук

Приложение 6
к постановлению Президиума РАН
от 21 июня 1994 г. № 125

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ о научном архиве регионального отделения Российской академии наук, его научного центра, регионального научного центра Российской академии наук



1. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН и их учреждений, документы учреждений - предшественников, а также документы, собранные или приобретенные, в том числе и за рубежом, полученные в дар или на другом законном основании и имеющие научное, социально-культурное или историческое значение, входят в состав Архивного фонда РАН.

1.2. В целях обеспечения сохранности, учета, научно-технической обработки, научного и практического использования документов, указанных в пункте 1.1. настоящего Типового положения, в региональном отделении РАН, его научном центре, региональном научном центре РАН создается научный архив на правах научного подразделения)*, Научный архив является архивом с постоянным составом документов.

1.3. Научный архив в своей работе руководствуется распорядительными документами Президиума РАН, Положением об Архивном фонде РАН, нормативными и методическими разработками Архива Российской академии наук и настоящим Типовым положением.

1.4. Научный архив в своей деятельности подчиняется президиуму соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

1.6. В соответствии с настоящим Типовым положением региональное отделение РАК, его научный центр, региональный научный центр РАН разрабатывает и согласовывает с Архивом РАН положение о своем научном архиве с учетом специфики документов и организации его работы, которое утверждается президиумом соответствующего регионального отделения РАН или регионального научного центра РАН.

2. Состав документов, хранящихся в научном архиве
Научный архив хранит:
2.1. законченные делопроизводством;
    - документы постоянного хранения, независимо от времени их происхождения, техники и способа закрепления информации, имеющие научное, социально-культурное и историческое значение;
    - документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности учреждения;
    - Документы по личному составу;

2.2. документы личного происхождения*);

2.3. документы общественных организаций* и документы, образовавшиеся в деятельности предприятий, организаций и объединений РАН смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля собственности РАН.
За исключением личных фондов действительных членов и членов-корреспондентов РАН, подлежащих хранению в Архиве РАН.

3. Основные задачи
Основными задачами научного архива являются:
3.1. комплектование научного архива документами, образующимися в результате деятельности регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН и их учреждений и обеспечение их сохранности;

3.2. учет документов и создание научно-справочного аппарата к ним;

3.3. организация использования документов, хранящихся научном архиве;

3.4. оказание научно-практической помощи аппарату президиума и учреждениям по организации документов в делопроизводстве.

4. Функции
Научный архив:
4.1. принимает и хранит документы, указанные в разделе 2 настоящего Типового положения;

4.2. осуществляет учет, создает и совершенствует научно- справочный аппарат к документам научного архива;

4.3. обеспечивает необходимые условия хранения документов. Проводит работу по созданию страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет их учет.
Осуществляет дезинфекционные, дезинсекционные и реставрационные работы;

4.4. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, оказывает методическую помощь в ее организации и проведении в аппарате президиума и учреждениях, составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения. Участвует в работе Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН;

4.5. совершенствует описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждения, проводит научно-техническую обработку фондов личного происхождения в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

4.6. обеспечивает использование документов: по поручению руководства учреждения осуществляет выявление и подбор документов по определенным темам и запросам, принимает участие или осуществляет самостоятельную подготовку публикаций, информационно-справочных изданий по документам научного архива, выставок; обеспечивает работу исследователей о документами; исполняет запросы учреждений, заявления граждан по вопросам социально-правового характера и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

4.7. разрабатывает методические пособия по вопросам архивного дела на основе действующих положений, правил и инструкций по архивному делу с учетом специфики работы научного архива;

4.8. проверяет правильность составления номенклатуру дел в аппарате президиума и учреждениях, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, их сохранность в аппарате президиума и учреждениях, а также работу научных архивов учреждений;

4.9. участвует совместно о делопроизводственными службами в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников, ответственных за делопроизводство и хранение документов.

5. Права
Для выполнения своих задач и функций научных архив имеет право:
5.1. требовать от сотрудников аппарата президиума и учреждений соблюдения правил организации документов и работы научного архива, а также контролировать сдачу в научный архив полного комплекса документов аппарата президиума и учреждений, подлежащих постоянному хранению;

5.2. требовать от учреждений и исследователей соблюдения правил пользования документами, разработанных для архивов учреждений Российской академии наук;

5.3. давать указания и рекомендации по организации учета и хранения управленческой и научной документации в научных подразделениях аппарата президиума и учреждениях;

5.4. запрашивать от аппарата президиума и учреждений сведения, необходимые для работы научного архива, ЦЭПК РАН и Архива РАН;

5.5. участвовать в проводимых ЦЭПК РАН и Архивом РАН конференциях, школах, совещаниях и других мероприятиях, направленных на повышение квалификации сотрудников научного архива и работников аппарата президиума и учреждений, ответственных за делопроизводство и хранение документации;

5.6. запрашивать архивные документы из архивов учреждений во временное пользование и проводить обмен архивными копиями.

6. Организация работы
6.1. Основные направления работы научного архива определяются президиумом соответствующего регионального отделения РАН или регионального научного центра РАН, который решает вопросы организации работы научного архива, обеспечения его квалифицированными кадрами и материальной базой.

6.2. Структура и штат научного архива определяются президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в зависимости от объема и состава документов, интенсивности их использования, количества и географического расположения учреждений. В зависимости от объема документов и наличия групп специальной документации научный архив может иметь отделы кино- и фотодокументов, звукозаписей и др.

6.3. Научный архив возглавляет заведующий - квалифицированный специалист в области архивного дела.
Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на научный архив задач и осуществление функций, предусмотренных настоящим Типовым положением.
Заведующий и сотрудники научного архива избираются на должность в установленном порядке.

6.4. При смене заведующего научным архивом передача дел и документов производится по акту с последующим согласованием с Архивом РАН и соответствующим региональным отделением РАН, его научным центром, региональным научным центром РАН и утверждением президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

6.5. Работа научного архива проводится по плану, предусматривающему виды архивных работ в соответствии с действующими нормами.

6.6. Научный архив ежегодно представляет в Архив РАН план работы и отчет, утвержденные президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН, и учетно-отчетные документы (паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки фондов и др.).

6.7. Контроль за деятельностью научного архива осуществляется Архивом РАН и президиумом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

6.8. Документы аппарата президиума и учреждений передаются на постоянное хранение в соответствующий научный архив регионального отделения РАН. его научного центра, регионального научного центра РАН в обработанном виде после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК описей дел постоянного и долговременного хранения и актов о выделении дел к уничтожению.

6.9. Документы аппарата президиума и учреждений соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН передаются на постоянное хранение в сроки, предусмотренные Положением об Архивном фонде РАН.

6.10. Для выполнения возложенных на него задач научный архив имеет специальное помещение, отвечающее требованиям, предъявляемым к архивохранилищам, и помещения для работы сотрудников и исследователей, оснащенные современным оборудованием.

Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров