Опись дел

Раздел "Опись дел" предназначен для набора карточек с заголовками архивных дел.

  1. Меню раздела.

  2. Список дел.

    Список дел представляет собой таблицу, и содержит следующие колонки:

    Внизу таблицы отображается количество внесённых заголовков дел, номер текущей записи, суммарное количество листов, количество прикреплённых документов, количество прикреплённых файлов.

    Внизу окна расположены: кнопки навигации по таблице, кнопки добавления, удаления и обновления записей, а также экспорта и обновления статистики. Для каждой кнопки работает "всплывающая подсказка".

    Экспорт таблицы возможен в формат: HTML.

    При нажатии кнопки "Добавить" происходит создание формы новой карточки и автоматический переход в окно "Карточка".

    Кроме этих клавиш в каждом окне имеются кнопки перехода между окнами:

    Они позволяют быстро переключаться между предыдущими окнами и по своему принципу похожи на переход между страницами браузера – «шаг вперед» и «шаг назад».

  3. Окно "Карточка".

    Окно "карточка" содержит набор полей для выбранного вида документации. Вид документации выбирается с помощью вкладок:

    Каждая вкладка соответствует одному виду документации:

    При выборе соответствующего вида документации меняется набор полей.

    Все поля стандартны и соответствуют следующим типам:

    Некоторые типы полей имеют особенности:

    Кроме полей в карточке имеются стандартные кнопки навигации по списку дел.

    Другие кнопки:

  4. Вкладка "Файлы".

    Вкладка "Файлы" содержит интерфейс для добавления и просмотра различных файлов. Имеется 2 режима просмотра файлов - "Значки" и "Файл". Переключение между ними происходит при нажатии на соответствующие кнопки в левой части окна. В режиме "Значки" все файлы, загруженные в текущую карточку, отображаются в виде значков. Для графических файлов значки выглядят как уменьшенные копии изображений. Переход в режим "Файл" также возможен по двойному щелчку по значку.

    Верхняя часть окна содержит следующие кнопки:

    Первые 4 кнопки - навигация по файлам.

    Ниже кнопок располагается текстовое поле, в которое заносится аннотация к файлу. Чтобы заполнить аннотацию необходимо мышкой выбрать нужный файл и нажать кнопку в правой части текстового поля.

    В нижней части окна отображается различная информация:

    Вкладка "Файлы" работает в 2х режимах:

  5. Отчёты.

    Для печати на принтере набранной описи, а также сохранения её в формат HTML предназначен раздел "Отчёты". Чтобы сформировать отчёт нужно выбрать необходимый вариант в таблице:

    При выборе отчёта в правой части окна автоматически формируется предварительный просмотр отчёта. Сам отчёт формируется при нажатии кнопки "Отчёт":

    При нажатии на эту кнопку открывается диалоговое окно, предоставляющее возможности просмотра отчёта, сохранения в файл, печати и редактирования.

    Все отчёты формируются по шаблонам, которые хранятся в папке Templates. Шаблоны написаны на языке PHP, поэтому при знании этого языка их можно доработать под свои требования, например, заполнить адрес, название и прочие реквизиты организации, ввести в текст графы согласования и подписи директора, составителя и т.п. Это позволит в будущем экономить время на оформлении описей.

  6. Экспорт файлов.

    Пункт меню "Экспорт файлов" позволяет сохранять все файлы, загруженные в карточки ввода, в заданную папку. Кроме самих файлов сохраняются уменьшенные копии графических файлов. Имя файлов формируется как строка "Номер дела_Номер файла.расширение". Номер файла соответствует его порядковому номеру в карточке/списке. Например: 33_8.jpg, означает, что файл находился в деле 33, 8-м по счёту.