Раздел "Опись дел" предназначен для набора карточек с заголовками архивных дел.
Список дел представляет собой таблицу, и содержит следующие колонки:
Внизу таблицы отображается количество внесённых заголовков дел, номер текущей записи, суммарное количество листов, количество прикреплённых документов, количество прикреплённых файлов.
Внизу окна расположены: кнопки навигации по таблице, кнопки добавления, удаления и обновления записей, а также экспорта и обновления статистики. Для каждой кнопки работает "всплывающая подсказка".
Экспорт таблицы возможен в формат: HTML.
При нажатии кнопки "Добавить" происходит создание формы новой карточки и автоматический переход в окно "Карточка".
Кроме этих клавиш в каждом окне имеются кнопки перехода между окнами:
Они позволяют быстро переключаться между предыдущими окнами и по своему принципу похожи на переход между страницами браузера – «шаг вперед» и «шаг назад».
Окно "карточка" содержит набор полей для выбранного вида документации. Вид документации выбирается с помощью вкладок:
Каждая вкладка соответствует одному виду документации:
При выборе соответствующего вида документации меняется набор полей.
Все поля стандартны и соответствуют следующим типам:
Некоторые типы полей имеют особенности:
1-я кнопка открывает выпадающий список, 2-я открывает окно справочника, в котором возможно редактирование, удаление и создание новых записей.
Нужно помнить, что удаление записи справочника приведёт к удалению этой записи во всех карточках, где она используется.
Кроме полей в карточке имеются стандартные кнопки навигации по списку дел.
Другие кнопки:
Окно содержит таблицу символов доступных для вставки. Чтобы вставить нужный символ необходимо его выбрать и нажать кнопку "Вставить" либо сделать двойной клик по нужному символу. При этом возможно переключение между таблицей символов и главным окном. Закрывается окно кнопкой "Закрыть" либо кнопкой Esc клавиатуры. Принцип действия этого окна аналогичен стандартной программе "Таблица символов" или функции меню "Вставка - Символ" программы MS Word.
Вкладка "Файлы" содержит интерфейс для добавления и просмотра различных файлов. Имеется 2 режима просмотра файлов - "Значки" и "Файл". Переключение между ними происходит при нажатии на соответствующие кнопки в левой части окна. В режиме "Значки" все файлы, загруженные в текущую карточку, отображаются в виде значков. Для графических файлов значки выглядят как уменьшенные копии изображений. Переход в режим "Файл" также возможен по двойному щелчку по значку.
Верхняя часть окна содержит следующие кнопки:
Первые 4 кнопки - навигация по файлам.
Данная функция предназначена только для карточек дел.
"Путь к папкам с файлами" - задаётся путь к папкам, в которых находятся файлы. Все файлы должны быть сгруппированы по папкам, при этом каждая папка должна соответствовать одному делу.
"Нач. № дела" - задаёт начальный номер дела для загрузки.
"Кон. № дела" - задаёт конечный номер дела для загрузки.
"Кол-во нулей" - задаёт максимальное количество нулей до единицы, если в названиях папок используются нули для правильной сортировки. Например, папка "0001" имеет 3 нуля, а папка "01" имеет 1 ноль. Этот параметр задаётся в шаблоне как "[0]".
"Шаблон" - задаёт шаблон имён папок с файлами дел. Может содержать как стандартные символы, которые используются в поисковых масках "*" (любое количество символов), "?" (любой символ), так и специальные "[0]" (подставляет нужное количество нулей), "[n]" (подставляет номер дела). Например, для папки такого вида "543_01_004" шаблон будет "543_01_[0][n]", в поле "кол-во нулей" должно быть значение - 2.
Пользоваться этой функцией нужно с осторожностью, т.к. указав большое количество папок с файлами, загрузка может идти часами, также перед загрузкой нужно убедиться, что на диск, на котором находится база данных имеет достаточно свободного места для загрузки всех файлов.
Позволяет сохранять все файлы в папке или в файле PDF. В файл PDF могут быть записаны только графические файлы. Опция "Сохранить уменьшенные копии" позволяет дополнительно сохранять уменьшенные копии графических файлов в отдельной папке. Эта опция не имеет значения при сохранении в PDF.
Чтобы начать сканировать, нужно выбрать сканер (если он один, он выбирается автоматически). Далее задаётся разрешение в dpi (пикселей на дюйм), с которым требуется сканировать. Чем больше этот параметр, тем выше получится разрешение (качество) будущего изображения. Слишком высокое разрешение задавать не имеет смысла, если этого не требует специальная задача (например, сканирование негативов с фотоплёнки и т.п.) т.к. размер будущего файла может получиться неоправданно большим, при этом ещё увеличивается и время сканирования.
Если необходимо открывать оригинальный диалог сканирования, который поставляется вместе со сканером, то нужно включить опцию "оригинальный диалог". В этом случае при нажатии кнопки "сканировать" будет открываться оригинальный диалог, при этом настройки сканирования нужно задавать уже в нём. Эта возможность удобна потому, что производители сканеров часто встраивают в диалог сканирования различные функции, например, обработки изображения. Таким образом, функции редактирования можно использовать для обработки изображений, работая в программе "Тайпер".
Далее задаётся цвет. Можно установить цветной, чёрно-белый режимы и оттенки серого. Чёрно-белый режим имеет смысл устанавливать только в том случае, если сканируются листы с текстом очень хорошего качества.
Далее задаются действия, которые необходимо производить после сканирования:
Если задать угол поворота, изображение будет автоматически поворачиваться на заданный угол. Эта возможность удобна, если сканируется много листов, уложенных в определённом порядке.
Опция "автоматически выравнивать" позволяет выравнивать изображение, если лист был положен в сканер неровно. Эта опция предназначена, прежде всего, для сканирования текстов.
При включенной опции "автоматически сохранять", полученное изображение будет автоматически сохраняться в БД.
Все эти настройки позволяют минимизировать время на сканирование, что особенно важно при больших объёмах работ.
После задания необходимых опций можно начинать сканирование:
Процесс сканирования активизируется нажатием кнопки "Сканировать". После завершения сканирования, если результат удовлетворяет пользователя, необходимо сохранить изображение в БД, для чего предназначена кнопка "Сохранить в БД". (Эта кнопка не активна при включении опции "Автоматически сохранять", когда функция заранее задана, т.к. изображение уже сохранено). Кнопка "Закрыть" сворачивает диалоговое окно сканирования.
Ниже кнопок располагается текстовое поле, в которое заносится аннотация к файлу. Чтобы заполнить аннотацию необходимо мышкой выбрать нужный файл и нажать кнопку в правой части текстового поля.
В нижней части окна отображается различная информация:
Вкладка "Файлы" работает в 2х режимах:
Центральная часть окна в режиме "Значки" содержит область, в которой размещаются файлы в виде значков.
Каждый значок внизу содержит информацию о текущем файле Для графических файлов - это формат и разрешение. Активный значок обрамляется красной рамкой.
Для файлов можно задать порядок расположения, для этого нужно выбрать файл и, не отпуская левую кнопку мыши, «перетащить» его в нужную позицию:
Позиция вставки отображается как красная вертикальная линия. Теперь, если левую кнопку мыши отпустить, 3-е изображение вставится после 1-го. Порядок файлов сохраняется в БД.
Область значков поддерживает механизм Drag&Drop, т.е. перетаскивание файлов между программами поддерживающими этот механизм. К таким программам относятся "Проводник" (в том числе стандартные окна "Мой компьютер" и т.п.), Total Commander и т.д. Поддерживается перетаскивание одного файла, нескольких файлов, папки с файлами. Чтобы воспользоваться этой функцией, нужно выделить файл, и не отпуская левую кнопку мыши, перетащить указатель в область значков, после этого отпустить кнопку. Чтобы скопировать файл из области значков в Проводник нужно выделить значок, и не отпуская левую кнопку мыши и кнопку Shift клавиатуры, перетащить в нужную папку. При сохранении файла в файловой системе, файлу в качестве имени присваивается его порядковый номер. Данная функция работает только с файлами поддерживаемых форматов.
Кроме механизма Drag&Drop область значков поддерживает работу с буфером обмена Windows. Поддерживается вставка как файла, так и растрового изображения. Чтобы вставить нужный файл нужно скопировать его в Проводнике или любой другой программе, поддерживающей буфер обмена и, нажав правую кнопку мыши в свободной части области значков, открыть контекстное меню и выбрать пункт "Вставить из буфера:
После чего файл будет добавлен в область значков. Таким же образом можно вставлять растровые изображения из различных программ: браузеры, графические редакторы и т.п.
Кроме функции "Вставить из буфера" поддерживается и функция "Копировать в буфер". Для этого нужно выделить файл в области значков, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать "Копировать в буфер":
После этого файл будет доступен для вставки в программах поддерживающих вставку растровых изображений, к таким относятся различные графические редакторы, а также текстовые редакторы такие как: MS Word, OO Writer и т.п.
Режим "файл" предназначен для просмотра файла. Для каждого типа файла открывается свой редактор и свои элементы управления.
Для всех графических файлов можно задать масштаб просмотра:
Масштаб может быть: автоматический - изображение автоматически примет размер окна; по ширине - размер подгоняется под ширину окна; по высоте - размер подгоняется под высоту окна; 100% - изображение отображается в натуральную величину; другой - устанавливается автоматически, если с помощью колёсика мыши установлен нестандартный масштаб.
Для графических файлов доступны следующие функции:
Угол поворота может быть: стандартным: 90, 180, 270 градусов; автоматическим - рассчитывается автоматически (используется для отсканированных текстов); другим - угол задаётся в заполняемом поле данной опции или с помощью вертикали или горизонтали, которые устанавливаются с помощью кнопки "Задать угол". После задания нужного угла для поворота изображения предназначена кнопка "Повернуть".
Функция обрезки реализована кнопками "Задать область", "Обрезать", "Обрезать автоматически", "Загрузить предыдущее выделение". При нажатии на 1-ю кнопку активируется режим задания области с помощью мыши. Область обрезки отображается в виде прямоугольника, размеры и положение которого можно менять с помощью мыши. После нажатия 2-й кнопки происходит обрезка по намеченному контуру. 3-я кнопка производит автоматическую обрезку, используя специальный алгоритм. 4-я загружает предыдущую область выделения, функция может быть удобна при множественной обрезке файлов примерно одинакового размера.
Функция позволяет отражать изображение по вертикали и горизонтали. Удобна при сканировании слайдов, плёнок, негативов на стекле.
Функция меняет размер изображения в процентах или пикселах. Для изменения размера нужно выбрать изменяемую величину: проценты или пикселы, затем задать размер по горизонтали и вертикали в процентах или пикселах. Если установлена опция "Сохранять пропорции", то размер по вертикали или горизонтали будет меняться автоматически, чтобы сохранять пропорции. Фильтр позволяет задать алгоритм сглаживания при изменении изображения. Кнопка "Изменить" производит изменение размера.
Функция позволяет изменить яркость, контрасность, гамму, а также изменить баланс красного, зелёного, синего цветов изображения.
Функция конвертирует изображение в формат Jpeg. После преобразования файла в Jpeg, фунция отмены недоступна, т.е. восстановить изначальный формат файлу будет нельзя.
Данная вкладка содержит 4 функции:
Чтобы сохранить или отменить произведённые действия, следует воспользоваться кнопками "Сохранить" или "Отменить".
Для файлов TXT, RTF открывается соответствующий редактор, в котором можно редактировать эти файлы и сохранить. Для других форматов возможен только просмотр, который реализован через OLE, поэтому на компьютере должны быть установлены соответствующие приложения: DOC, XLS - MS Office; ODT, ODS - OpenOffice; PDF - Adobe Acrobat; HTML, HTM, MHT - Internet Explorer; DXF, DWG - AutoCAD.
Для печати на принтере набранной описи, а также сохранения её в формат HTML предназначен раздел "Отчёты". Чтобы сформировать отчёт нужно выбрать необходимый вариант в таблице:
При выборе отчёта в правой части окна автоматически формируется предварительный просмотр отчёта. Сам отчёт формируется при нажатии кнопки "Отчёт":
При нажатии на эту кнопку открывается диалоговое окно, предоставляющее возможности просмотра отчёта, сохранения в файл, печати и редактирования.
Все отчёты формируются по шаблонам, которые хранятся в папке Templates. Шаблоны написаны на языке PHP, поэтому при знании этого языка их можно доработать под свои требования, например, заполнить адрес, название и прочие реквизиты организации, ввести в текст графы согласования и подписи директора, составителя и т.п. Это позволит в будущем экономить время на оформлении описей.
Пункт меню "Экспорт файлов" позволяет сохранять все файлы, загруженные в карточки ввода, в заданную папку. Кроме самих файлов сохраняются уменьшенные копии графических файлов. Имя файлов формируется как строка "Номер дела_Номер файла.расширение". Номер файла соответствует его порядковому номеру в карточке/списке. Например: 33_8.jpg, означает, что файл находился в деле 33, 8-м по счёту.