Итоги мониторинга по архивной системе РАН

10 октября 2010 г.

Анализ результатов готовности архивов РАН с постоянным составом документов к совместной работе в области внедрения информационных технологий.

 

Архив РАН, являясь головным учреждением в архивной системе Российской академии наук, выступает с инициативой создания совместного корпоративного информационного ресурса – «Информационная система  Архивы РАН». Для оценки готовности архивных учреждений РАН к совместной работе и выработки общей для всех стратегии внедрения информационных технологий в деятельность архивов, с мая по сентябрь 2010 г. был проведен мониторинг (анкетирование) под общим названием «О состоянии информатизации архивных учреждений Российской академии наук», который носил  информационно-аналитический характер (наблюдение,  оценка,  анализ состояния,  прогноз развития  и  разработка  альтернативных  вариантов регулирования информатизации).
Сбор информации для мониторинга проходил в 22 научных и научно-отраслевых архивах РАН методом опроса.

Анкеты с вопросами были разосланы в следующие архивы:

  • Дальневосточное отделение  РАН (архива в структуре Президиума нет)
  • Научный архив Сибирского отделения (СО) РАН
  • Научный архив Уральского отделения (УрО) РАН
  • Научный архив Бурятского научного центра СО РАН
  • Научный архив Иркутского научного центра СО РАН
  • Научный архив Якутского научного центра СО РАН
  • Научный архив Коми научного центра УрО РАН
  • Научный архив Дагестанского научного центра РАН
  • Научный архив  Карельского научного центра РАН
  • Научный архив Кольского научного центра РАН
  • Научный архив Пущинского научного центра РАН
  • Научный архив Уфимского научного центра РАН
  • Научный архив Института археологии РАН (Москва)
  • Отдел рукописей и документов Института восточных рукописей РАН (СПб)
  • Архив востоковедов Института восточных рукописей РАН (СПб)
  • Научный архив Института истории материальной культуры РАН (СПб)
  • Музей антропологии и этнографии им. Петра Великого (Кунсткамера) РАН (СПб)
  • Санкт-Петербургский институт истории РАН
  • Архив А.М. Горького Института мировой литературы им. Горького РАН (Москва)
  • Отдел рукописных и книжных фондов Института мировой литературы им. Горького РАН (Москва)
  • Рукописный отдел Института русской литературы (Пушкинский Дом) РАН (СПб)
  • Центр восточных рукописей и ксилографов Института монголоведения, буддологии и тибетологии Бурятского научного центра СО РАН (Улан-Удэ)

 

Ответы на анкету были получены из 18 научных и научно-отраслевых архивов РАН. На вопросы анкеты не ответили 4 архива:

  • Дальневосточное отделение  РАН (архива в структуре Президиума нет)
  • Научный архив Института истории материальной культуры РАН (СПб)
  • Отдел рукописных и книжных фондов Института мировой литературы им. Горького РАН (Москва)
  • Центр восточных рукописей и ксилографов Института монголоведения, буддологии и тибетологии Бурятского научного центра СО РАН (Улан-Удэ).

 

Респондентам было предложено ответить на 15 вопросов анкеты.

Результаты мониторинга  суммарно представлены в следующей таблице:

1.

Количество сотрудников, владеющих компьютером
* в общем итоге 76 сотрудников архивов (участвующих в опросе) владеют компьютером – практически, это полный штатный состав

2.

Есть ли  в Архиве специалисты (на постоянной или договорной основе), которые консультируют сотрудников в работе на компьютерной технике
* 14 ответили  - ДА (в большинстве ответов - эти специалисты работают в смежных или вышестоящих структурах, но в их обязанности входит консультирование сотрудников архива) 
* 4 архива ответили – НЕТ (возможно, был не правильно понят вопрос, отвечали о наличии IT-специалистов, непосредственно работающих в структуре Архива) 

3.

Имеется ли потребность в повышении квалификации в области знаний, связанной с компьютеризацией
* 17 архивов ответили утвердительно о потребности повышения квалификации в области информационных технологий
* 1 архив ответил - НЕТ (считаем, этот ответ исключением из «общего правила», что повышение квалификации в области владения компьютерными технологиями, так стремительно развивающимися, никогда не будет лишним для специалистов гуманитарного профиля)

4.

Количество компьютеров в Архиве  
* общее количество - 78 компьютеров в 16 архивах: в среднем, на каждого сотрудника приходится один компьютер
* в 2-х архивах – НА Бурятского НЦ РАН и НА Дагестанского НЦ РАН компьютеры отсутствуют, при этом сотрудник НА Бурятского НЦ владеет навыками работы на компьютере

5.

Какие компьютеры есть в распоряжении Архива по типу процессоров (IntelPentium,  двухядерный  и др.;  AMDAthlon, Phenom и др.)
* Качество парка аппаратных средств архивов находится на среднем уровне технического оснащения: процессоры типа IntelPentium – 4, Intel – Core – двухядерный,
Есть компьютеры с устаревшими процессорами: Intel – Pentium – 3, Intel – Celeron, но таких меньшинство

6.

Какие операционные системы установлены на компьютерах (Microsoft Windows, 98, NT, 2000, XP и Vista, а также UNIX, Linux , OS/2 Warp , MacOS и др.)
* В основном на компьютерах установлена операционная система Microsoft Windows XP, но есть и устаревшие ОС, типа - Microsoft Windows – 98, NT – 2000

7.

Имеется ли подключение к Интернету, если имеется, то какая скорость подключения в Мбит и есть ли ограничение на объём трафика
* 11 архивов ответили – ДА (подтвердили наличие  подключения к интернету)
* 7 архивов ответили - НЕТ (из них в одном планируется подключение в ближайшее время)
Скорость подключения от 1 до 100 Мбит, объем трафика – в основном, без ограничения

8.

Наличие локальной сети  
* 12 архивов ответили – ДА, т.е. локальная сеть есть (по ответам можно судить, что не всегда технически полноценная)
* 6 архивов ответили – НЕТ, т.е. локальная сеть полностью отсутствует

9.

Наличие электронных баз данных (перечислить тематику или названия)
* 8 архивов ответили – ДА, т.е. подтвердили наличие электронных баз   данных.
Речь идет о БД с 1-2-х уровневым описанием архивной информации: указатели к фондам  (именные, предметные  и др.), отдельные электронные описи фондов, тематические каталоги  - по специфике архивных коллекций. Но чаще указывались делопроизводственные БД: учет справочной деятельности архива, учет посетителей (пользователей архивной информации), планы и отчеты архива, встречается - СЭД (система электронного документооборота), ГАРАНТ - справочно-правовая система.
* 10 архивов ответили – НЕТ (т.е. в распоряжении архива электронные БД отсутствуют)

10.

Кто создавал программное обеспечение для баз данных (есть ли опыт сотрудничества с профессиональными программистами)
* Большинство архивов использовали в качестве Системы управления базами данных (СУБД) для своих электронных разработок – Microsoft Access и Microsoft Excel, при этом не имея опыта сотрудничества с профессиональными программистами
* среди разработчиков  специализированного ПО для баз данных указаны: Международный Дуньхуанский Проект (IDP - международное объединение, созданное для обеспечения свободного доступа через сеть Интернет к информации и цифровым изображениям); АО «Альт-софт» - разработчик информационно-поисковой системы КАИСА-Архив и др.

11.

Участие в проектах, с применением  информационных технологий
* 14 архивов ответили, что не участвовали в специальных проектах с применением электронных технологий
* 4 архива (Архив Санкт-Петербургского института истории РАН, РО Института русской литературы РАН, Архив Института археологии РАН, ОР Института восточных рукописей РАН) подтвердили свое участие в подобных проектах: программы фундаментальных исследований Президиума РАН, программа Президиума РАН «Электронная библиотека научного наследия России», проекты по грантам РФФИ и РГНФ,  международные гранты

12.

Помогла ли компьютеризация в Вашей деятельности, если да, то в каких направлениях
* 3 архива не ответили на данный вопрос
Можно предположить, что 2 архива (НА Бурятского НЦ РАН и НА   Дагестанского НЦ РАН) не ответили на данный вопрос по объективной причине - отсутствия в архивах компьютеров.
НА Пущинского НЦ РАН – не ответил без пояснений.
* 15 архивов ответили утвердительно - ДА
Среди направлений деятельности, где информационные технологии помогли оптимизировать работу архивов указывались: электронный учет архивных документов, комплектование архивного фонда, создание электронного НСА, создание электронных копий архивных документов, публикаторская и выставочная деятельность, подготовка управленческой  документации архива в электронном виде, регистрация запросов социально-правового характера, регистрация и учет исследователей – пользователей архивной информацией и др.  

13.

Есть ли желание и/или объективная необходимость в создании общей для архивных учреждений Российской академии наук Информационной системы
* 2 архива (НА Якутского НЦ СО РАН и НА Карельского НЦ РАН) ответили, что  не готовы к работе по созданию совместного корпоративного информационного ресурса, объяснив это недостаточным техническим уровнем оснащения архивов и низкой штатной численностью их сотрудников
* 16 архивов ответили утвердительно – ДА (с формулировками: «желание и необходимость есть» или «к этому надо стремиться»)
* Позиция Отдела рукописных и книжных фондов Института мировой литературы им. Горького РАН (архив не ответил на вопросы анкеты) была озвучена на рабочей встрече представителей архивной системы РАН, состоявшейся 25 мая 2010 г. в Москве – архив готов к сотрудничеству в строительстве общедоступного корпоративного информационного ресурса.  

14.

Есть ли опубликованные обзоры по фондам или путеводители, отражающие состав и содержание фондов архива
* 11 архивов ответили – ДА (указывались опубликованные или планируемые к изданию справочники: путеводители, обзоры по фондам, указатели, тематические каталоги, аннотированные описи фондов и др.)
* 7 архивов ответили отрицательно - НЕТ

15.

Представлена ли информация об архиве на официальном сайте Института. Имеется ли самостоятельный сайт архива
* 10 архивов ответили, что информация об архиве дана на сайте вышестоящей организации (Отделения, Научного центра, Института)
* 1 архив (НА Коми НЦ УрО РАН) имеет собственный сайт
* 1 архив (НА Уфимского НЦ РАН) планирует открыть собственный сайт
* 6 архивов ответили отрицательно - НЕТ

Мониторинг позволил составить своеобразную «информационную картину», демонстрирующую техническую оснащенность, кадровую обеспеченность, уровень использования локальных сетей, сети Интернет, наличие и использование информационных систем в профессиональной деятельности архивных учреждений РАН.
Мониторинг опрошенной части архивной системы РАН позволяет:

  • выявить узкотехническое понимание роли и возможностей информационных технологий и низкую культуру работы с ними;
  • констатировать стихийность (неконтролируемость) процесса информатизации в работе академических архивов, отсутствие общей цели и общей стратегии;
  • установить цифровое (электронное) неравенство архивов в деле информационного освоения своих документальных собраний, создающее барьеры для дальнейшего планового внедрения информационных технологий посредством распространения общего для всех программного обеспечения;
  • увидеть на практике недостаточное внимание руководства РАН к кадровой политике в системе академической архивной сети, отсутствие целенаправленной политики по внедрению информационных технологий в деятельность архивов;
  • обнаружить невысокий (а, порой даже низкий) уровень технического оснащения и подготовки кадров архивов как в области создания, так и в области использования информационных технологий.


Результаты опроса по основным параметрам

К числу негативных факторов, непосредственно влияющих на современное состояние дел в области информатизации академических архивов относится несовершенная, неполная и устаревшая нормативно-правовая база, разрабатывавшаяся много лет назад без учета возможностей, предоставляемых информационными технологиями, и изначально ориентированная на ограничительный доступ потенциальных пользователей к информации.

Результаты мониторинга позволяют расставить необходимые приоритеты в развитии информатизации архивных  учреждений РАН, активизировать процесс внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность архивной системы РАН и стимулировать результативность и творческую инициативу ее участников. Для этого в первую очередь необходимо:

  • Привести в соответствие с государственной установкой в области информационной политики нормативно-правовую базу Российской академии наук в сфере архивного дела.
  • Разработать общеакадемическую Концепцию информатизации архивных учреждений РАН и долговременную Программу внедрения информационных технологий в деятельность архивов РАН.
  • Разработать методическую документацию по созданию и интеграции информационных ресурсов Архивного фонда РАН с применением информационно-коммуникационных технологий.
  • Архиву РАН вернуться к активной роли головного учреждения Российской академии наук в архивной сфере и активизировать методическую и программно-техническую помощь сети архивов РАН.
  • Признать задачу создания корпоративного информационного ресурса архивов РАН актуальной задачей, отвечающей требованиям государственной политики построения «информационного общества».

Главным итогом проведенного анкетирования следует признать то, что архивы РАН с постоянным составом документов в основной массе имеют необходимый минимум технических средств к первоначальному этапу информатизации на основе общего программного обеспечения, интегрированного в Информационную систему «Архивы РАН». Тестовая версия ИСАРАН открыта для корпоративного сотрудничества