Типовое положение о научном архиве учреждения Российской академии наук

Приложение 8
к постановлению Президиума РАН
от 21 июня 1994 г. № 125

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ о научном архиве учреждения Российской академии наук



1. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности научного учреждения Российской академии наук и организаций, находящихся на его финансово-хозяйственном обслуживании, документы предшественников учреждения, а также документы, собранные или приобретенные учреждением, в том числе и за рубежом, полученные им в дар или на другом законном основании и имеющие научное, социально-культурное или историческое значение, входят в состав Архивного фонда РАН.

1.2. В целях обеспечения сохранности, учета, научно-технической обработки, научного и практического использования документов, указанных в пункте 1.1. настоящего Типового положения, их своевременной подготовит к передаче в Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в учреждении действует научный архив.
Научный архив учреждения является архивом с переменным составом документов.

1.3. Научный архив в своей деятельности руководствуется распорядительными документами Президиума РАН, Положением об Архивном фонде РАН, нормативными и методическими разработками Архива РАН и настоящим Типовым положением.

2. Состав документов, хранящихся в научном архиве учреждения
Научный архив хранит:
2.1. законченные делопроизводством:
    - документы постоянного хранения, независимо от времени их происхождения, техники и способа закрепления информации, имеющие научное, социально-культурное и историческое значение;
    - документы долговременного срока хранения /свыше 10 лет/, необходимые в практической деятельности учреждения;
    - документы по личному составу;

2.2. документы личного происхождения*;

2.3. документы общественных организаций и документы, образовавшиеся в деятельности предприятий, организаций и объединений РАН смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля собственности РАН.

3. Основные задачи
Основными задачами научного архива учреждения РАН являются:
3.1. комплектование научного архива документами, образующимися в результате деятельности учреждения и обеспечение их сохранности;

3.2. учет документов и создание научно-справочного аппарата к ним;

3.3. организация использования документов, хранящихся в научном архиве;

3.4. подготовка и своевременная передача документов на постоянное хранение.

4. Функции
Научный архив учреждения РАН выполняет следующие функции:
4.1. принимает и хранит документы, указанные в разделе 2 настоящего Типового положения;

4.2.осуществляет учет, создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам научного архива;

4.3. обеспечивает необходимые условия хранения документов. Проводит работу по созданию страхового фонда копий особо ценных дел и документов научного архива и ведет их учет;

4.4. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в научном архиве, оказывает методическую помощь в ее организации и проведении в структурных подразделениях учреждения, составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения. Участвует в работе экспертной * комиссии учреждения;

4.5. совершенствует описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждения, проводит научно-техническую обработку фондов личного происхождения в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

4.6. обеспечивает использование документов:.
    - по поручению руководства учреждения осуществляет выявление и подбор документов по определенным темам и запросам;
    - принимает участие или осуществляет самостоятельную подготовку публикаций, информационно-справочных изданий по документам научного архива, выставок; обеспечивает работу исследователей с документами;

6.4. При смене заведующего научным архивом учреждения передача дел производится по акту с последующим согласованием с Архивом РАН или с научным архивом соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

Примечание. При ликвидации учреждения в ликвидационную комиссию вводится представитель Архива РАН или научного архива соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН. Вопрос о месте дальнейшего хранения документов данного учреждения решает ЦЭПК РАН.

в.6. Работа научного архива проводится по плану, предусматривающему виды архивных работ я соответствий с действующими нормами.

в.в. Научный архив учреждения ежегодно представляет в Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН план работы и отчет, утвержденные руководством учреждения, и учетно-отчетные документы, /паспорт научного архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточки фондов и др./.

6.7. Контроль за деятельностью научного архива учреждения осуществляет Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.

6.8. Документы учреждения передаются из его научного архива на постоянное хранение в Архив РАН или научный архив соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН в обработанном виде после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК описей дел постоянного и долговременного хранения и актов о выделении дел к уничтожению.

6.9. Документы учреждения передаются научным архивом на постоянное хранение в сроки, предусмотренные Положением об Архивном фонде РАН.

6.10. Для выполнения возложенных на него задач научный архив имеет специальное помещение, отвечающее требованиям, предъявляемым к архивохранилищам, и помещения для работы сотрудников научного архива и исследователей, оснащенные современным оборудованием.

Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров