Типовое положение о научно-отраслевом архиве учреждения, организации Российской академии наук

Приложение 7
к постановлению Президиума РАН
от 21 июня 1994 г. № 125

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ о научно-отраслевом архиве учреждения, организации Российской академии наук



1. Общие положения
1.1. Научно-отраслевой архив учреждения, организации Российской академии наук - научное подразделение учреждения, организации, которое создается для хранения и научной разработки исторически сложившихся комплексов фондов учреждений и лиц, необходимых для деятельности учреждения по определенным научным направлениям.

1.2. Фонды учреждений и лиц, сложившиеся в результате собирательской деятельности учреждения, организации, документа и материалы, собранные в экспедициях, приобретенные, том числе и за рубежом, полученные в дар или на другом законном основании и поступившие на хранение в научно-отраслевой архив для использования в научных целях, а также документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, имеющие научное, социально- культурное или историческое значение, входят в состав Архивного фонда Российской академии наук.
Лица, виновные в хищении, сокрытии, порче, бесхозяйственной хранении или незаконном уничтожения документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. Научно-отраслевой архив является архивом с постоянно-переменным составом документов*. Исторически сложившиеся комплексы фондов учреждений и лиц, а также документы и материалы, собранные учреждением, организацией для проведения научных исследований, хранятся в научно-отраслевом архиве постоянно,
Документы, образовавшиеся в результате научно-организационной деятельности учреждения, организации, а также научная документация передаются на постоянное хранение в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов в установленном порядке в сроки, предусмотренные Положением об Архивном фонде Российской академии наук.

Примечание.При ликвидации учреждения, организации или изменении профиля его работы документы научно-отраслевого архива передаются в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов.

1.4. Научно-отраслевой архив в своей работе руководствуется распорядительными документами Президиума РАН, Положением об Архивном фонде РАН, нормативными и методическими разработками Архива РАН и настоящим Типовым положением.

1.5. В соответствии с настоящим Типовым положением учреждение, организация разрабатывает положение о своем научно-отраслевом архиве с учетом специфики документов и организации его работы.
В Положении о научно-отраслевом архиве предусматривается специальный раздел "Состав фондов и коллекций", где указываются основные категории документов, хранящихся в архиве.
Положение о научно-отраслевом архиве согласовывается с Архивом Российской академии наук и утверждается Президиумом РАН.

2. Основные задачи
Основными задачами научно-отраслевого архива учреждения, организации РАН являются:
2.1. комплектование научно-отраслевого архива фондами и от дельными документами, относящимися к профилю научно-отраслевого архива, фондами личного происхождения и документами, образующимися в результате деятельности учреждения, организации и обеспечение их сохранности;

2.2. учет документов и материалов и создание научно-справочного аппарата к ним;

2.3. организация использования документов, хранящихся o научно-отраслевом архиве; публикация документов;

2.4. разработка проблем по плану научно-исследовательских работ учреждения, организации на основе документов научно-отраслевого архива.

3. Функции
Научно-отраслевой архив учреждения, организации РАН выполняет следующие функции:
3.1. принимает и хранит документы, указанные в пункте 1.1. настоящего Типового положения;

3.2. осуществляет учет, создает и совершенствует научно- справочный аппарат к документам научно-отраслевого архива;

3.3. обеспечивает необходимые условия хранения документов. Проводит работу по созданию страхового фонда копий особо ценных дел' и документов научно-отраслевого архива и ведет их учет. Осуществляет дезинфекционные, дезинсекционные и реставрационные работы;

3.4. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в научном архиве, оказывает методическую помощь в ее организации и проведении в структурных подразделениях учреждения, организации, составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения. Участвует в работе экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения*;

3.5. проводит научно-техническую обработку фондов и коллекций в соответствии о действующими правилами и инструкциями;

3.6. организует использование документов:
    - по поручению руководства учреждения, организации осуществляет выявление документов;
    - проводит научные исследования по плану;
    - принимает участие или осуществляет самостоятельную подготовку публикаций, информационно-справочных изданий по документам научно-отраслевого архива, выставок;
    - организует работу исследователей с документами;
    - исполняет запросы учреждений, заявления граждан по вопросам социально-правового характера и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

3.7. разрабатывает методические пособия по вопросам архивного дела на основе действующих положений, правил и инструкций по архивному делу о учетом специфики работы научно-отраслевого архива;

3.8. оказывает методическую помощь в составлении сводной номенклатуры дел учреждения, организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях учреждения, организации, а также подготовку дел к передаче в научно-отраслевой архив;

3.9. участвует совместно с делопроизводственными службами в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников, ответственных за делопроизводство и хранение документов.

4. Права
Для выполнение возложенных задач и функций научно-отраслевой архив учреждения, организации имеет право:
4.1. требовать от сотрудников учреждения, организации соблюдения правил организации документов и работы научно-отраслевого архива, а также контролировать сдачу в научно-отраслевой архив полного комплекса документов, подлежащих постоянному хранению;

4.2. устанавливать контакты с фондообразователями и коллекционерами; брать на учет фонды личного происхождения и коллекции документов с целью последующего приема их в научно-отраслевой архив;

4.3. ходатайствовать перед руководством учреждения, организации о приобретении фондов, коллекций или отдельных документов, необходимых для проведения научных исследований;

4.4. предусматривать в планах работы участие сотрудников научно-отраслевого архива в экспедициях учреждений и организаций РАН и других ведомств для сбора материалов по профилю научно-отраслевого архива;

4.5. принимать участие в разработке научных проблем по документам и материалам научно-отраслевого архива;

4.6. требовать от учреждений и исследователей соблюдения правил пользования документами в архивах Российской академии наук;

4.7. запрашивать от структурных подразделений учреждения, организации сведения, необходимые для работы научно-отраслевого архива, ЦЭПК РАН и Архива РАН;
участвовать в проводимых ЦЭПК РАН и Архивом РАН конференциях, школах, совещаниях и других мероприятиях, направленных на повышение квалификации сотрудников научно- отраслевого архива и работников учреждения, организации, ответственных за делопроизводство и хранение документов.

5. Организация работы
5.1. Статус научно-отраслевого архива устанавливается Президиумом РАН по представлению учреждения, организации, согласованному с ЦЭПИ РАН.

5.2. Основные направления работы научно-отраслевого архива определяются руководством учреждения, организации, которое решает вопросы организации работы научно-отраслевого архива, обеспечения его квалифицированными кадрами и материальной базой.

5.3. Структура и штат научно-отраслевого архива определяются руководством учреждения, организации с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на научно-отраслевой архив функций

5.4. Научно-отраслевой архив возглавляет заведующий -квалифицированный специалист в области архивного дела. Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на научно-отраслевой архив задач и осуществление функций, предусмотренных настоящим Типовым положением. Кандидатура заведующего научно-отраслевая архива* согласовывается с Архивом РАН.

5.5. При смене заведующего научно-отраслевым архивом передача документов и дел производится по акту с последующим согласованием с Архивом РАН и утверждением руководством учреждения, организации.

Примечание. При ликвидации учреждения, организации в ликвидационную комиссию вводится представитель Архива РАН и заведующий научно-отраслевым архивом. Вопрос о месте дальнейшего хранения документов данного научно-отраслевого архива решает ЦЭПК РАН.

5.6. Работа научно-отраслевого архива проводится по плану, предусматривающему научно-исследовательские и архивные виды работ в соответствии о действующими нормами.

5.7. Научно-отраслевой архив ежегодно представляет в Архив РАН план работы и отчет, утвержденные руководством учреждения, организацией учетно-отчетные документы (паспорт научно-отраслевого архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточки фондов и др.).

5.8. Контроль за деятельностью научно-отраслевого архива осуществляется Архивом РАН.

5.9. Для выполнения возложенных на него задач научно-отраслевой архив имеет специальные помещения, отвечающие требованиям, предъявленным к архивохранилищам, и помещения для работы сотрудников научно-отраслевого архива и исследователей.

Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров