Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук

Приложение 2
к постановлению Президиума РАН
от 21 июня 1994 г. № 125

ПОЛОЖЕНИЕ о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук



1. Общие положения
1.1. Для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных о экспертизой ценности документов и комплектования ими академических архивов, организацией документов в делопроизводстве учреждений, а также для осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб учреждений РАН при Президиуме РАН действует Центральная экспертно- проверочная комиссия по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук *.

1.2. В своей деятельности ЦЭПК РАН руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде РАН, распорядительными документами Президиума РАН, нормативно-методическими пособиями по экспертизе ценности документальных материалов и настоящим Положением.

1.3. ЦЭПК РАН является коллегиальным органом. Решения ЦЭПК РАН являются обязательными для всех академических учреждений и архивов.

1.4. В состав ЦЭПК РАН, утверждаемый Президиумом РАН, входят председатель, ответственный секретарь и члены из числа специалистов в области архивного дела, делопроизводственной службы, представителей отдельных отраслей науки, ведущих подразделений Президиума РАН.

2. Функции
Центральная экспертно-проверочная комиссия по отбору документов на постоянное хранение РАН:
2.1. разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава Архивного фонда РАН;

2.2. определяет списки видов учреждений - источников комплектования академических архивов, осуществляющих ведомственное хранение документов;

2.3. рассматривает вопросы о приеме в академические архивы документов фондов личного происхождения;

2.4. осуществляет научно-методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных служб Российской академии наук и ее учреждений;

2.5. рассматривает нормативно-методические пособия по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила работы с документами);

2.6. рассматривает и утверждает:
    - описи дел постоянного и долговременного хранения (в том числе и по личному составу) учреждений РАН; описи документов фондов личного происхождения;
    - акты о выделении к уничтожению документов учреждений РАН, не подлежащих дальнейшему хранению, а также об утрате и неисправимых повреждениях документов;

2.7. рассматривает и принимает решения:
об изменении установленного порядка сроков передачи дел на архивное хранение; спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими академических архивов, возникающие между центральными экспертными комиссиями региональных отделений РАН, их научных центров и региональных научных центров РАН, экспертными комиссиями учреждений РАН; предложения учреждений и архивов Российской академии наук по разработке нормативных документов и методических пособий по вопросам комплектования и экспертизе ценности Архивного фонда Российской академии наук, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении установленных сроков хранения документов;

2.8. осуществляет для сотрудников архивов и делопроизводственных служб РАН, ее учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права
При выполнении своих функций ЦЭПК РАН имеет право:
3.1. давать рекомендации сотрудникам подразделений Президиума РАН и ее учреждениям, организациям и предприятиям по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного и долговременного сроков хранения и документов по личному составу, а также научно-технической обработке документов в соответствии с существующими нормативными требованиями;

3.2. заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Президиума РАН. ее учреждений, организаций и предприятий о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;

3.3. запрашивать от структурных подразделений Президиума РАН, ее учреждений, организаций и предприятий:
- письменное объяснение о причинах утраты, порчи или незаконном уничтожении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
- документы (перечни), необходимые для определения сроков хранения документов;

3.4. приглашать на заседания ЦЭПК РАН в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Президиума РАН, ее учреждений, организаций и предприятий, а также Государственной архивной службы России.

4. Организация работы
4.1. Заседания ЦЭПК РАН проводятся не реже одного раза в квартал. Все заседания ЦЭПК РАН протоколируются.

4.2. Заседания ЦЭПК РАН и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭПК РАН.
Решения принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭПК РАН.

4.3. Ведение делопроизводства ЦЭПК РАН, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на ответственного секретаря ЦЭПК РАН.

Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров